No EVO, é possível suspender/trancar um contrato por um período determinado de tempo que pode ser configurado.
Primeiro de tudo, é importante entender que o conceito de suspensão/trancamento no EVO significa justificar a ausência do cliente e postergar a vigência do contrato durante o período de afastamento.
Configuração da suspensão
Para configurar o período de suspensão mínimo e máximo possíveis, além de quantas vezes um trancamento pode ser feito, acesse o contrato para o qual deseja configurar em Configuração - Contratos e vá até a seção Suspensões sob a aba Geral. Lá você poderá configurar os períodos máximo e mínimo em dias, além das vezes que uma suspensão pode ser realizado. Também é possível configurar uma carência em meses para que uma primeira suspensão seja feita, bem como as posteriores a essa.
Quantidade de vezes que pode ser suspenso: quantas vezes o cliente pode suspender, no tempo de vigência do contrato;
Tempo total da suspensão: quantos dias o cliente pode suspender;
Período mínimo para usar a suspensão: qual o mínimo, em dias, que o cliente pode suspender;
Primeira suspensão após o início do contrato: é como uma carência, quanto tempo (em meses) o cliente precisa esperar até ter a suspensão liberada;
Demais suspensões: assim que o cliente finalizar todas as suspensões possíveis ao contrato, quantos meses ele deve esperar para renovar a suspensão.
Importante: se configurar em quantidade "3" e em tempo "30", ficará definido que durante a vigência do contrato o cliente pode solicitar até 3x uma suspensão e somados, poderá ficar até 30 dias ausentes.
Se o cliente, na primeira suspensão, se ausentar por 30 dias, perderá as outras duas vezes. Caso suspenda 3x, porém somando as três suspensões fique 20 dias ausentes, perderá os 10 dias restantes.
No caso de contrato vendido sem configurar suspensão
Se o contrato foi vendido sem esta configuração, você deve cadastrá-la no contrato e clicar em Salvar. Em seguida, deve clicar no botão Atualizar contratos vendidos presente no canto superior direito da tela.
Por fim, selecione as opções de tempo e quantidade de suspensões, para que o sistema atualize essa opção para todos as instâncias vendidas desse contrato.
Contudo, se você pretende oferecer suspensão apenas para um cliente, cobrando por isso ou não, é possível criar um contrato de Extensão de trancamento. Este tipo de contrato serve exclusivamente para acrescentar a um contrato já existente um tempo e/ou quantidade de suspensão, sem alterar as outras informações.
Aplicar suspensão
Entre no cadastro do Cliente, aba de Contrato, detalhe do contrato, Aba suspensões e você verá qual a configuração vigente sobre suspensões para aquele contrato.
Se ainda não tiver quantidade de dias ou de vezes configuradas, volte na tela de Administrativo - Contratos para atualizar o contrato do cliente ou venda um contrato de extensão de trancamento.
Então clique em Suspender para seguir com o processo:
Tipos de suspensão
Uma vez que você clicar em Suspender, você deverá escolher entre os dois tipos de suspensão:
Determinado: será informada a data de saída e volta do cliente. Não é permitido selecionar um período maior que o permitido pelo contrato.
Indeterminado: habilitada esta opção, o contrato do cliente ficará suspenso até que seja informado manualmente que o cliente voltou. Esta opção só funciona para usuários que tiverem permissão.
Selecione o tipo e digite o motivo da suspensão em entre 200 caracteres.
Se for habilitada a opção de “Consumir dias da suspensão”, o sistema vai descontar esta suspensão do tempo programado do contrato do cliente.
Se o cliente voltar antes da data prevista, basta voltar nesta tela e clicar no cadeado na descrição da suspensão. Dessa forma o sistema vai computar apenas o tempo que o cliente ficou suspenso.
Detalhes sobre suspensões
1. Clientes com suspensão:
não têm acesso ao controle de acesso;
não entram nas regras de disparos automáticos quando a regra for sem presença e vencimento de contrato;
saem da contagem de clientes ativos;
terão o vencimento do contrato desconsiderado.
2. Contratos:
contrato recorrente mensal ficará congelado até que volte da suspensão;
tempo indeterminado: suspende a cobrança e volta a cobrar depois que a suspensão acabar;
tempo determinado: as cobranças e renovações continuam normalmente;
contrato recorrente com vigência (tempo indeterminado/determinado) continua as cobranças normalmente;
contrato com limite semanal: o sistema remove o cliente da aula;
contrato com quantidade de aulas pré-definidas: remoção da atividade deixando as aulas em aberto para reprogramação;
matrícula em atividade: o sistema não permitirá lançar uma suspensão indeterminada, isso para não arriscar do cliente perder a vaga e pode computar como falta.
Relatório de Suspensões
Acesse Gerencial - Suspensões e você terá um relatório das suspensões vigentes ou programadas da sua unidade (ou unidades, no caso de ADM Geral). As caixas totalizadoras ao topo da página trazem informações rápidas de acordo com os filtros selecionados.
Utilize os filtros para tornar seu relatório mais preciso com o que busca. Há o filtro de Período de suspensão, em que você escolhe o período de tempo desejado. Escolha um e clique em Aplicar para que valha no relatório.
E há os demais filtros pertinentes ao detalhes do comissionamento:
Por fim, gerado o relatório, clique no ícone de download à direita do relatório para salvar os resultados em formato de planilha do excel.
Também é possível que um cliente suspenda/tranque seu contrato diretamente via app, veja aqui como.