Como entender mejor tus gastos y costos.

Entiende cómo clasificar los gastos que existen en el día a día de la operación y cómo eso puede elevar el nivel de tu gestión, analizando mejor los costos de tu gimnasio.

Administrar un negocio no es una tarea fácil. Debido a la presión por obtener resultados positivos, y la falta de conocimiento, algunos gestores acaban tomando decisiones equivocadas. Por eso es muy importante entender cómo clasificar tus gastos para conseguir cambiar el modo en que tomas tus decisiones.

La contabilidad nos trae algunas nociones de cómo pueden ser clasificados los gastos de una organización y para conseguir entender cómo gestionar tus gastos, precisamos primero entender como clasificarlos.

Primero de todo, precisamos entender que todo el sacrificio financiero que requieres para alcanzar el objetivo de tu negocio es un gasto. Este gasto puede ser clasificado en 4 categorías:

◽️ Costo: todo gasto relativo a bienes o servicios utilizados en la producción, en el caso de un gimnasio sería la prestación de servicio a tu cliente, la operación. ▶️ Ejemplo: salario de los profesores, mantenimiento de las máquinas, limpieza del salón, la luz que los equipamientos gastan, etc.

◽️ Gastos: sería un bien o servicio consumido directamente o indirectamente para a obtención de ingresos. ▶️ Ejemplo: todo gasto relacionado a venta y marketing, como el salario de la recepcionista, la limpieza de la oficina, la luz de la recepción, teléfono fijo o celular, contador, tarifas bancarias, material de oficina, etc.

◽️ Pérdida: gasto que es imprevisto y que no trae retorno alguno para la empresa. ▶️ Ejemplo: cuando un gimnasio vende productos, y ese producto vence y tiene que ser descartado, otro ejemplo seria uma lluvia que inunda el local y daña los equipamientos, todo eso entra como pérdida.

◽️ Inversión: Es un gasto activado, o sea, todo aquel gasto que genera una expectativa de generación de beneficios futuros para aumentar las ganancias. Podemos tener como ejemplo la adquisición de los equipamientos.

❗️ Observación: existen gastos que pueden ser tanto un costo como una gasto, como por ejemplo, la cuenta de luz. En este caso debe hacerse el prorrateo de esa cuenta, o sea, hacer la separación del gasto de acuerdo con el departamento o segmento para conseguir discernir entre costo y gasto, en este ejemplo, si no sabes como prorratear esta cuenta, puedes atribuirla donde haya mayor uso.

Ahora sabiendo como clasificar tus gastos, será más fácil crear tus centros de costo y recaudación a partir de esa clasificación. Los centros de costo/recaudación permiten clasificar tus pagos y tus ingresos.

🔼 Hablando sobre centro de recaudación, si tu gimnasio trabaja con contratos diferentes, podemos crear centros de recaudación "padre" refiriéndote a la vigencia de los planes y colocar centros de recaudación "hijo" con la descripción de tus planes.
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📌 También es posible crear centros de recaudación por tipo de contrato, de modo de analizar cuáles contratos tiene más adherencia, cuáles mantienen al cliente en el gimnasio y los productos agregados que pueden ser vendidos con el contrato. Así conseguirás luego visualizar cuáles contratos están generando más ingresos para el negocio.

Con esta información, si estuvieras en una situación en que deseas dejar de vender un contrato, podrás saber cuánto de tus ingresos representa.

🔽 Y sobre los centros de costo, pensando en la clasificación de gastos, podemos crear centros de costo "padre" referidos a los departamentos, así conseguirás discernir cuánto estás gastando en la operación, dónde estás gastando y si ese valor impacta en tus ganancias.

Haciendo esto podrás analizar cuáles son las cuentas que más impactan y podrás crear planes de acción para mejorar tu desempeño.

Veamos cómo configurarlo en EVO

📌 Centros de recaudación y de costo sirven para controlar y medir el desempeño de diferentes áreas de una empresa.
En EVO, los centros de recaudación son vinculados a los ítems de venta como contratos, productos y servicios. Los centros de costo están vinculados a los gastos cargados directamente desde Cuentas a pagar.

Entra en ➡️ Financiero > Centro de Recaudación/ Costo.

Clica en ➕ del Centro de Recaudación o Centro de Costo.

Si ya hubiera centros registrados, el campo para incluir un centro más aparecerá al final de la lista. Digita en el campo la descripción del centro (recaudación o costo) que deseas y clica en salvar.

Para excluir, basta parar el mouse en cima del centro y clicar en el ícono ✖️, el sistema abrirá un mensaje de confirmación de exclusión. Para confirmar digita el texto “excluir” y clica en el botón excluir.

❗️ IMPORTANTE: Si ya hubiera generadas cuentas relacionadas a un centro, EVO no permitirá excluir dicho centro