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El Plan de cuentas permite organizar centros de ingresos y gastos en una estructura jerárquica, facilitando el control financiero, la clasificación en el Estado de Resultados (DRE) y el seguimiento de los resultados de la operación.
La funcionalidad centraliza los centros de ingresos y los centros de gastos en una única pantalla.
Conociendo la pantalla
Al acceder a Financiero - Plan de cuentas, se muestran dos pestañas:
Ingresos
Gastos
Cada pestaña presenta una estructura jerárquica de centros y subcentros. Es posible crear nuevos centros, editarlos, ordenar los centros, agregar nuevos subcentros, transferirlos a otros centros y eliminarlos.
En la pestaña Ingresos
Nombre: nombre registrado del centro.
Categoría DRE: categoría utilizada para clasificar el centro de ingresos o gastos en el informe Estado de Resultados del Ejercicio (DRE).
Subcentros: muestra la cantidad de subcentros pertenecientes al centro.
Ítems: muestra la cantidad de planes, servicios y productos vinculados al centro. En los centros padre, el total considera los ítems vinculados a sus subcentros. En los centros finales, solo se muestra la cantidad de ítems vinculados directamente al centro.
Acciones: en esta opción es posible agregar nuevos subcentros, transferir o eliminar.
Nota
No es posible eliminar directamente un centro que tenga ítems de venta o cuentas vinculadas. En estos casos, es necesario reasignar los vínculos a otro centro antes de completar la eliminación.
En esta pantalla es posible expandir, contraer y ordenar todos los centros registrados.
Los centros pueden ser Centro final o Centro padre, según la necesidad y respetando las siguientes reglas:
Centro final | Centro padre |
Es el último nivel de la estructura. | Se utiliza para organizar la estructura jerárquica. |
Puede vincularse a una Categoría DRE | No puede tener Categoría DRE |
Permite vincular planes, servicios y productos. | No permite vincular ítems. |
Recibe los registros y clasificaciones financieras. | Solo agrupa otros centros. |
No tiene subcentros. | Puede tener uno o más subcentros |
Centro final
Es el centro donde se encuentran los vínculos financieros. En él es posible:
definir la Categoría DRE;
vincular planes;
vincular servicios;
vincular productos.
Este será el centro utilizado para clasificar los movimientos financieros.
Centro padre
Se utiliza únicamente para organizar la estructura del Plan de cuentas. Funciona como un agrupador de otros centros y no puede tener Categoría DRE ni ítems vinculados.
Cómo registrar un centro padre
Clic en Nuevo centro.
En el panel lateral, ingresa el Nombre del centro.
En Tipo, selecciona Ingreso o Gasto.
En Estructura, selecciona Centro padre.
En la sección Subcentros de este centro, clic en + Agregar subcentro.
En el modal Nuevo subcentro, ingresa el nombre del subcentro.
Clic en Crear.
Repite el proceso si deseas agregar otros subcentros.
Los subcentros agregados se mostrarán en la lista.
Importante
Los subcentros solo se crearán después de guardar el centro padre.
Nota
El subcentro solo se creará después de guardar el centro padre.
Cómo registrar un centro final
Clic en Nuevo centro.
Completa el campo Nombre.
En Tipo, selecciona Ingreso o Gasto.
En Estructura, selecciona Centro final.
En Categoría DRE, elige la categoría deseada.
En la sección Ítems vinculados, clic en + Vincular.
En el modal de vínculo, utiliza los filtros o el campo de búsqueda para localizar los ítems deseados. Es posible filtrar por:
Tipo: todos los tipos, planes, servicios, productos.
Vínculo: todos los vínculos, sin vínculo, vinculado en otro centro.
Selecciona uno o más ítems de la lista.
Clic en Vincular.
Si algún ítem ya está vinculado a otro centro, confirma la reasignación cuando se solicite.
Al regresar a la pantalla, verifica los ítems agregados en la sección Ítems vinculados.
Clic en Guardar.
Después de guardar, el sistema actualiza el listado, destacando el nuevo centro creado.
Notas
Un ítem solo puede estar vinculado a un único centro final.
Si un ítem ya está vinculado a otro centro, el sistema mostrará un aviso de reasignación.
Al guardar, el ítem será removido del centro anterior y vinculado al nuevo centro.
Las ventas ya realizadas se actualizarán de acuerdo con el nuevo vínculo.
Los vínculos realizados en el Plan de cuentas se reflejan automáticamente en:
Administrativo → Planes
Administrativo → Servicios
Administrativo → Productos
Añadir subcentro
En la columna Acciones del centro deseado, clic en + Agregar subcentro.
Ingresa el nombre del subcentro.
Selecciona la estructura.
Selecciona la Categoría DRE.
Clic en + Vincular para seleccionar los ítems deseados.
Clic en Crear.
Editar centro
Para editar un centro:
En el centro deseado, clic en el ícono de editar.
El sistema abrirá la información actual.
Es posible modificar:
Nombre.
Categoría DRE.
Ítems vinculados.
Subcentros.
Después de realizar los cambios, clic en Guardar.
Transferir centro
La transferencia permite mover un centro a otro centro padre.
En la columna Acciones del centro deseado, clic en Transferir.
En Transferir centro, localiza el centro de destino.
Selecciónalo y clic en Transferir para confirmar.
Reglas de transferencia
No está permitido:
Transferir un centro a sí mismo.
Exceder el límite permitido de la estructura.
Transferir a un centro final.
Al completar la transferencia:
El centro asume la nueva posición en la jerarquía.
Los subcentros vinculados se mantienen.
Cambiar la estructura del centro
Convertir un centro padre en centro final
No es posible convertir un centro padre que tenga subcentros.
En esta situación, los subcentros deben eliminarse antes del cambio.
Convertir un centro final en centro padre
Al cambiar un centro final a centro padre:
Se eliminarán los vínculos con la Categoría DRE.
Se eliminarán los vínculos con los ítems.
El sistema solicitará confirmación antes de completar el cambio.
Eliminar centro
Eliminar sin dependencias
Clic en Eliminar centro.
Confirma la operación.
Eliminar con dependencias
Si existen:
Ítems vinculados.
Cuentas vinculadas.
El sistema exigirá la reasignación antes de la eliminación.
Mensaje con los subcentros e ítems que deben moverse a otros centros.
Reasignar ítems y cuentas
Antes de la eliminación, en Mover a:
Selecciona el centro de destino.
Clic en Eliminar para confirmar.
El sistema moverá:
Ítems de venta.
Cuentas financieras.
El movimiento se realiza sin duplicar registros.
Consultar historial
Clic en el ícono Historial, ubicado en la esquina superior derecha, para visualizar todas las modificaciones realizadas en la estructura.
Se registran las siguientes acciones:
Creación.
Edición.
Eliminación.
Reasignación.
Transferencia.
Reordenamiento.
Las modificaciones realizadas en los vínculos del centro de ingresos en las siguientes pantallas también se registran en el historial:
Administrativo → Planes.
Administrativo → Servicios.
Administrativo → Productos.
Expandir y contraer estructura
Contraer: muestra únicamente los centros de nivel superior.
Expandir: muestra todos los niveles de la estructura. De forma predeterminada, la pantalla se carga con todos los centros expandidos.
Ordenar centros: la funcionalidad Ordenar permite reorganizar la secuencia de los centros dentro de cada nivel de la estructura.
Clic en Ordenar.
Arrastra los centros hasta la posición deseada.
Clic en Guardar orden.
La nueva organización se aplicará después de la confirmación.
Estructuras inválidas
Durante la migración de la estructura anterior, algunos centros pueden tener más niveles de los permitidos. En estos casos, el sistema mostrará la alerta Estructura inválida.
Los centros identificados en esta condición:
No pueden editarse.
Solo permiten transferencia.
Solo permiten eliminación.
Para regularizar la estructura, transfiere los registros a una jerarquía válida o elimina el centro.