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La funcionalidad de booking permite que los clientes realicen la programación de sus clases directamente desde la app de Wellhub. Si deseas conocer más sobre la aplicación, clic aquí.
Antes de comenzar, verifica si los datos de integración ya fueron ingresados en la tarjeta de Wellhub, en Configuraciones - Integraciones. Si necesitas ayuda con este proceso, clíc en el artículo de Integración EVO y Wellhub.
Validar edad y horario en el check-in
Al integrar Wellhub con EVO, es posible configurar la cantidad máxima de bookings y check-ins y, si es necesario, definir el horario en el que se realizarán estos check-ins, según planes específicos de Wellhub ofrecidos por tu establecimiento.
Por ejemplo, esta configuración puede restringir el acceso en períodos de mayor movimiento, priorizando a los clientes propios del gimnasio y contribuyendo a una mejor gestión de la capacidad y del flujo de personas.
Es posible crear una única configuración o definir distintos intervalos horarios según el escenario de uso. De este modo, se pueden registrar múltiples rangos de horarios específicos, lo que amplía la flexibilidad de la configuración y permite que el gimnasio adapte el control de acceso.
Cómo activar reglas de check-in
En Integraciones, al clíc en la tarjeta de Wellhub, clíc en Activar reglas de check-in.
Lee atentamente los términos de uso y completa los campos:
Código del producto Wellhub: selecciona el código del plan de Wellhub que da acceso a determinadas actividades.
Límite mensual total de check-ins y bookings: define un límite mensual general de check-ins y bookings, independientemente del plan o producto utilizado por el cliente.
Límite mensual de check-ins y bookings: define un límite mensual de check-ins y bookings según el plan seleccionado. El límite del plan no puede ser superior al límite total.
Edad permitida: elige el rango de edad permitido.
Horario permitido: elige el rango de horario permitido.
Los campos de edad y horario no son obligatorios. Déjalos en blanco para considerar todas las edades y todos los horarios, limitando únicamente la cantidad de check-ins y bookings en el mes.
Si es necesario crear más horarios e intervalos según edad u horario, clíc en + Agregar edad y horario.
Después de ingresar toda la información, clíc en GUARDAR.
Proceso de check-in entre Wellhub y EVO
Cuando un cliente realiza el check-in en la aplicación de Wellhub, esta información se envía a EVO mediante la integración. A través del Token (ID proporcionado por Wellhub en la app del cliente), el sistema identifica si el cliente ya tiene un registro en EVO. En caso de no tenerlo, será registrado automáticamente como cliente u oportunidad, según la configuración definida en la tarjeta de integración.
Al recibir la información del check-in, EVO intenta realizar la validación inmediata. De este modo, cuando el cliente pase por el torniquete, el acceso ya estará liberado. Si el check-in aún no está validado en ese momento, EVO intentará validarlo nuevamente en tiempo real.
¡Atención al tiempo de sincronización!
Es importante considerar que puede haber un pequeño retraso en la recepción de la información del check-in en EVO, que puede variar desde algunos segundos hasta 3 minutos, especialmente en horarios de mayor movimiento, como el inicio de la mañana y el final de la tarde.
Orienta a tus clientes a esperar la confirmación del check-in en la app de Wellhub antes de intentar pasar por el torniquete. Si lo intentan antes de la validación, el acceso puede ser denegado, ya que el proceso aún estará en curso.
Escenarios inesperados
De forma eventual, pueden ocurrir fallas puntuales en el envío del check-in desde Wellhub hacia EVO. En estos casos:
El registro del check-in no se mostrará en EVO.
Si el cliente intenta pasar por el torniquete, EVO intentará validar el check-in en tiempo real directamente con Wellhub.
Si el check-in se valida en ese momento, el sistema registra la información y libera el acceso.
En caso contrario, el estado se mostrará como no validado en la pantalla Gerencial - Wellhub - pestaña Check-in.
Importante
Si el cliente realiza el check-in en la aplicación, pero no pasa por el torniquete, y ocurre una falla en el envío o en la validación, no habrá ningún registro de ese check-in en EVO ni de la tentativa de acceso.
Si el registro se crea automáticamente a partir de un check-in, los siguientes datos son enviados por Wellhub y registrados en EVO:
Nombre
Apellido
Correo electrónico (puede no enviarse en algunos casos)
Teléfono (también puede no enviarse)
La validación se aplica específicamente al producto de Wellhub y no afecta a las actividades habilitadas por el booking.
Habilitar booking
Con todo listo, aún en Configuraciones - Integraciones - Wellhub, marca la opción Habilitar Booking y, a continuación, clíc en + Agregar producto. Todos los productos registrados en tu cuenta de Wellhub se mostrarán en la pantalla, junto con el ID y la descripción de cada uno.
Luego, selecciona el grupo de actividades del EVO correspondiente a cada producto. Si es necesario, también puedes eliminar un producto.
Para habilitar la visualización en la aplicación del cliente, accede a:
Menú Administrativo - Actividades en horario. Selecciona la actividad que deseas que aparezca para tu cliente en la opción de editar.
En Agregadores, habilita la opción Mostrar en la app de Wellhub.
Atención
Si ya utilizas el booking configurado, desactivar la integración en la tarjeta eliminará todas las clases creadas previamente en Wellhub.
Si la integración se reactiva, las clases solo se reenviarán al agregador durante el procesamiento nocturno.
Wellhub booking con control de nivel
Además de realizar la programación de clases simples, es posible controlar las clases programadas según el nivel permitido para cada clase. Para ello, basta con habilitar esta opción en EVO.
En el menú Administrativo - Actividades en el agenda, en el ícono de engranaje de Configuraciones generales, clíc en la opción Validar nivel Wellhub.
Clíc en Guardar.
Ahora todo está listo para la programación por nivel de tus clientes.