No EVO, é possível configurar no contrato a possibilidade de convidar pessoas para treinar nas unidades em que está ativo. Os convites são configuráveis e podem ser acompanhados com bastante detalhe.
Configuração no contrato
Em Administrativo - Contratos, aba Geral, seção Configurações de venda é possível definir a quantidade de convites que o contrato dá direito ao cliente. A quantidade não é cumulativa e é sempre válida para o mês vigente, renovando no dia 1º de cada mês.
Configurações avançadas
Em Configurações - Avançado, aba Outros, existe a seção Convidados do Cliente, onde há configurações mais detalhadas sobre a possibilidade de convite.
Permite convidar clientes ativos de outras unidades: ative para convidar clientes de outras unidades. Não é possível convidar clientes ativos da mesma unidade;
Permite convidar clientes inativos (todas as unidades): ative para convidar clientes inativos de qualquer unidade da rede;
Limitar número de vezes que a mesma pessoa pode ser convidada a X vezes no mês: ativando essa opção, a mesma pessoa só pode ser convidada até a quantidade definida de vezes no mês, mesmo que seja convidada por clientes diferentes;
Limitar número de convidados que o cliente pode trazer a X convidado ao dia: com essa opção, é possível limitar a quantidade de convites que o mesmo cliente pode utilizar por dia. Essa opção ajuda a controlar a lotação da academia.
Importante: Por padrão, oportunidades sempre podem ser convidadas.
Cliente - Aba Convidados
No perfil do cliente, existe a aba Convidados, onde serão detalhados os convites disponíveis e usados no mês vigente, a possibilidade de adicionar convidados ao cliente, além da listagem dos convidados já adicionados.
Para os clientes que já usaram algum convite, também há uma lista de todas as pessoas que esse cliente já convidou, ordenada pelos convidados aparecendo primeiro.
Por essa lista, é possível ver o histórico de convites dessa pessoa clicando em "X convite(s)" e também há um atalho à direita para autorizar a entrada do convidado clicando no ícone sob a coluna "Ações".
Importante:
Caso o cliente tenha um contrato que não tem convites configurados, a tela aparecerá vazia.
Para os clientes que tenham mais de um contrato ativo com convites configurados, a quantidade de convites disponíveis será a soma de todos os contratos.
Adicionando um convidado
Clique em Adicionar convidado e busque uma pessoa por nome, ID ou CPF. Só aparecerão na lista pessoas que estejam de acordo com as configurações da academia.
Ao selecionar uma pessoa, existem duas opções:
Adicionar à lista: adiciona a pessoa selecionada à uma lista de convidados do cliente, mas NÃO autoriza a entrada da pessoa e nem consome um convite do cliente;
Autorizar entrada: consome um convite do cliente e autoriza a entrada da pessoa, além de adicioná-la à lista de convidados do cliente.
Pontos importantes ao autorizar a entrada:
Ao autorizar a entrada, ainda é necessário liberar a entrada dessa pessoa na academia, seguindo o mesmo fluxo de liberação de qualquer outra pessoa, inclusive com cadastro de biometria, caso utilize;
A pessoa convidada só pode acessar as catracas configuradas no contrato do cliente que a convidou. Ou seja, se o cliente não tem acesso à uma área, o convidado também não terá. O acesso fica liberado até às 23:59 do dia que o convite foi autorizado;
A liberação da entrada também respeita a configuração do Par-Q. Portanto, se o preenchimento do Par-Q é obrigatório para acessar a academia, o convidado precisa preenchê-lo;
Além disso, como o EVO trata um convite como um serviço gratuito, ao clicar em "Autorizar entrada", é lançada uma venda (sem valor) de um serviço "Convite" para essa pessoa;
Se o Par-Q estiver configurado para envio, essa venda também envia o Par-Q por e-mail para a pessoa convidada;
Importe notar que serviço de convite não fica disponível para venda no balcão, totem e site.
A validade da biometria do convidado autorizado será de 90 dias desde o último convite na unidade.
Convidando uma nova oportunidade
Além da opção de buscar uma pessoa, também é possível cadastrar uma nova oportunidade direto pela tela de Adicionar convidado, clicando em Novo cadastro:
Esse cadastro é como o cadastro padrão, com algumas diferenças:
Os campos Tipo de visita e Como conheceu já vem preenchidos como "Convite" e não é possível alterá-los;
O campo Indicação já vem preenchido com o nome do cliente que está convidando essa nova oportunidade e não é possível alterá-lo;
O campo Observação vem preenchido com a data da primeira visita do convidado, mas é possível editá-lo depois no cadastro ou no perfil da oportunidade.
Possíveis limitações ao convidar uma pessoa
Quando há ao convidar uma pessoa, não é possível autorizar a entrada dela, mas ainda é possível adicionar a pessoa à lista de convidados do cliente. As possíveis limitações ao convidar uma pessoa são:
Cliente já convidou a quantidade máxima de pessoas no dia (configuração opcional em Configurações - Avançado - Outros): nesse caso, o cliente só pode convidar novamente no dia seguinte;
Cliente não tem mais convites disponíveis no mês: cliente precisará esperar até o dia 1º do próximo mês para convidar novamente;
Pessoa convidada atingiu o limite de convites no mês (configuração opcional em Configurações - Avançado - Outros): nesse caso, a pessoa convidada deve esperar até o 1º dia do próximo mês para ser convidada novamente por qualquer cliente;
Pessoa convidada já utilizou um convite no dia: pessoa já esta com acesso autorizado à academia no dia atual, então o cliente deve esperar até o dia seguinte para convidar essa pessoa.
Em todos esses casos, o motivo de erro será informado na própria tela de adição de convidados:
Gerencial - Controle de entradas
Em Gerencial - Controle de entradas, aba Entradas e saídas, sempre que uma pessoa convidada acessar a academia, essa entrada já vem com o motivo preenchido como "Convite":
Dashboard - Gráfico de oportunidades e conversões
Na tela Dashboard, aba "Vendas", gráfico Oportunidades e conversões, há o filtro Tipo de oportunidade no canto direito superior, que filtra os resultados com base em Oportunidades por padrão. Você pode filtrar também por Convidados do cliente ou considerar tanto oportunidades quanto convidados selecionando Todos. Clique em Aplicar para que o gráfico seja filtrado.
Relatório de oportunidades
Na tela Gerencial - Oportunidades, ao realizar uma consulta das oportunidades, você poderá marcar as seguintes opções:
Caso marque Não contabilizar convidados do cliente, ao clicar no botão de pesquisa, esse tipo de oportunidade não constará na lista.
Caso marque Contabilizar convidados do cliente, ao clicar no botão de pesquisa, esse tipo de oportunidade constará na lista.
Não é possível selecionar uma das opções quanto a outra estiver marcada e vice-versa, por serem excludentes uma da outra.
Importante: Só são considerados convidados do cliente aquelas oportunidades que, além de terem sido inseridas na aba Convidados do perfil do cliente, tiveram o acesso já permitido. Oportunidades ali inseridas cujo acesso ainda tenha sido liberado não serão contadas como convidados por esses filtros em Gerencial - Oportunidades.
Essa opção de filtros está disponível para ser utilizada tanto na lista mais geral de oportunidades sob a aba Registro/Conversão de Oportunidade como na aba mais específica ao lado, Oportunidades Convertidas.
