En el EVO, es posible configurar en el plan la posibilidad de invitar a personas a entrenar en las sedes en las que está activo. Las invitaciones son altamente configurables y se pueden hacer un seguimiento con bastante detalle.
Configuración en el contrato
En Administración - Planes, pestaña General, sección Configuraciones de venta, puedes definir la cantidad de invitaciones a las que el cliente tiene derecho en el plan. La cantidad no es acumulativa y siempre es válida para el mes actual, renovándose el día 1 de cada mes:
Configuraciones avanzadas
En Configuraciones - Configuración avanzada, pestaña Otros, se encuentra la sección Invitados del Cliente, donde hay configuraciones más detalladas sobre la posibilidad de invitación.
Permite invitar a clientes activos de otras sedes: activa para invitar a clientes de otras sedes. No es posible invitar a clientes activos de la misma sede.
Permite invitar a clientes inactivos (todas las sedes): activa para invitar a clientes inactivos de cualquier sede de la red.
Limitar el número de veces que la misma persona puede ser invitada a X veces al mes: al activar esta opción, la misma persona solo puede ser invitada la cantidad definida de veces en el mes, incluso si es invitada por diferentes clientes.
Limitar el número de invitados que el cliente puede traer a X invitado al día: con esta opción, es posible limitar la cantidad de invitaciones que el mismo cliente puede utilizar por día. Esta opción ayuda a controlar la capacidad del gimnasio.
Importante: Por defecto, siempre se pueden invitar prospectos.
Cliente - Pestaña Invitados
En el perfil del cliente, existe la pestaña Invitados, donde se detallan las invitaciones disponibles y utilizadas en el mes actual, la posibilidad de agregar invitados al cliente, además de la lista de los invitados ya agregados.
Para los clientes que ya han utilizado alguna invitación, también hay una lista de todas las personas que ese cliente ha invitado, ordenada por los invitados que aparecen primero.
A través de esta lista, es posible ver el historial de invitaciones de esa persona con clic en "X invitación(es)" y también hay un acceso directo a la derecha para autorizar la entrada del invitado con clic en el icono bajo la columna "Acciones".
Importante:
Si el cliente tiene un contrato que no tiene invitaciones configuradas, la pantalla aparecerá vacía.
Para los clientes que tienen más de un contrato activo con invitaciones configuradas, la cantidad de invitaciones disponibles será la suma de todos los contratos.
Añadiendo un invitado
Haz clic en Agregar invitado en la esquina derecha superior y busca a una persona por nombre, ID o número de identificación. Solo aparecerán en la lista las personas que cumplan con las configuraciones de la sede.
Al seleccionar a una persona, hay dos opciones:
Agregar a la lista: añade a la persona seleccionada a la lista de invitados del cliente, pero NO autoriza la entrada de la persona ni consume una invitación del cliente.
Autorizar entrada: consume una invitación del cliente y autoriza la entrada de la persona, además de añadirla a la lista de invitados del cliente.
Puntos importantes al autorizar la entrada:
Al autorizar la entrada, todavía es necesario permitir el acceso de esa persona al gimnasio, siguiendo el mismo proceso de permitir la entrada de cualquier otra persona, incluso con el registro de la biometría, en caso de que se utilice.
La persona invitada solo puede acceder a los torniquetes configurados en el contrato del cliente que la invitó. Es decir, si el cliente no tiene acceso a un área, el invitado tampoco lo tendrá. El acceso está permitido hasta las 23:59 del día en que se autorizó la invitación.
La autorización de entrada también respeta la configuración del Par-Q. Por lo tanto, si el llenado del Par-Q es obligatorio para acceder al gimnasio, el invitado debe completarlo.
Además, como EVO trata una invitación como un servicio gratuito, con clic en "Autorizar entrada", se registra una venta (sin valor) de un servicio "Invitación" para esa persona.
Si el Par-Q está configurado para ser enviado, esta venta también enviará el Par-Q por correo electrónico a la persona invitada.
Es importante señalar que el servicio de invitación no está disponible para la venta en el mostrador, el tótem y el sitio web.
La validez de la biometría del invitado autorizado será de 90 días desde la última invitación en la sede.
Invitando a una nueva prospectos
Además de la opción de buscar a una persona, también es posible registrar una nueva prospectos directamente desde la pantalla de Agregar invitado, con clic en Nuevo registro.
Este registro es similar al registro estándar, con algunas diferencias:
Los campos Tipo de visita y Cómo conoció vienen predefinidos como "Invitación" y no se pueden modificar.
El campo Indicación viene predefinido con el nombre del cliente que está invitando a esta nueva prospectos y no se puede modificar.
El campo Observación viene predefinido con la fecha de la primera visita del invitado, pero se puede editar posteriormente en el registro o en el perfil de la prospectos.
Posibles limitaciones al invitar a una persona
Cuando hay limitaciones al invitar a una persona, no es posible autorizar su entrada, pero aún es posible agregar a la persona a la lista de invitados del cliente. Las posibles limitaciones al invitar a una persona son:
El cliente ya ha invitado la cantidad máxima de personas en el día (configuración opcional en Configuraciones - Avanzado - Otros): en este caso, el cliente solo puede invitar de nuevo al día siguiente.
El cliente ya no tiene invitaciones disponibles en el mes: el cliente tendrá que esperar hasta el 1º día del próximo mes para invitar de nuevo.
La persona invitada ha alcanzado el límite de invitaciones en el mes (configuración opcional en Configuraciones - Avanzado - Otros): en este caso, la persona invitada tendrá que esperar hasta el 1º día del próximo mes para ser invitada de nuevo por cualquier cliente.
La persona invitada ya ha utilizado una invitación en el día: la persona ya tiene acceso autorizado al gimnasio en el día actual, por lo que el cliente tendrá que esperar hasta el día siguiente para invitar a esa persona.
En todos estos casos, el motivo de la limitación se mostrará en la propia pantalla de adición de invitados.
Gestión - Control de entradas
En Gestión/Reportes - Control de entradas, pestaña Entradas y salidas, cada vez que una persona invitada acceda al gimnasio, esta entrada ya se rellenará con el motivo "Invitación".
Dashboard - Visitantes y conversiones
En la pantalla Dashboard, pestaña Ventas, en el gráfico Visitantes y conversiones, hay un filtro Tipo de prospectos en la esquina superior derecha que filtra los resultados basándose en prospectos de forma predeterminada. También puedes filtrar por Invitados del cliente o considerar tanto prospectos como invitados seleccionando Todos. Clic en Aplicar para filtrar el gráfico.
Informe de prospectos
En la pantalla Gestión/Reportes - Prospectos, al realizar una consulta de las prospectos, podrás marcar las siguientes opciones:
Si marcas No contabilizar invitados del cliente, clic en el botón de búsqueda, este tipo de prospecto no aparecerá en la lista.
Si marcas Contabilizar invitados del cliente, clic en el botón de búsqueda, este tipo de prospecto aparecerá en la lista.
No es posible seleccionar una de las opciones si la otra está marcada y viceversa, ya que son mutuamente excluyentes.
Importante: Solo se consideran invitados del cliente aquellas prospectos que, además de haber sido agregadas en la pestaña Invitados en el perfil del cliente, han tenido el acceso ya permitido. Las prospectos agregadas allí cuyo acceso aún no ha sido liberado no se contarán como invitados en estos filtros en Gerencial - prospectos.
Esta opción de filtros está disponible tanto para utilizarla en la lista más general de prospectos bajo la pestaña Registro/Conversión de prospectos como en la pestaña más específica al lado, prospectos convertidos.