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La Agenda es la funcionalidad que permite disponibilizar las actividades durante el funcionamiento del establecimiento, posibilitando que el cliente realice reservas en el horario deseado.
¡Atención!
Para habilitar el menú Agenda y Actividades en la agenda, lee el artículo Gestión de acceso al menú Agenda.
Características de la Agenda
Reservas Individuales: Solo un cliente por reserva por horario, área y empleado. Cada actividad creada en la agenda estará disponible para reserva durante el horario de funcionamiento del gimnasio, conforme indicado en las premisas.
Visualización de Horarios: La agenda muestra todos los horarios conforme la configuración de funcionamiento de la unidad. El intervalo de visualización puede configurarse para 15, 30 o 60 minutos.
Ejemplo: si su establecimiento inicia las actividades a las 6h00 y el intervalo de visualización está configurado en 30 minutos, los clientes podrán agendar a las 6h00, 6h30, 7h00, 7h30 y así sucesivamente.
Visualización Personalizable: Es posible visualizar la agenda en columnas, organizadas por áreas o por empleados. Todas las áreas vinculadas a las actividades de la agenda se muestran en el grid, aplicándose la misma regla para los empleados.
Premisas
Definir los horarios de funcionamiento del gimnasio en Administrativo - Horarios.
Definir el intervalo de visualización de los horarios en Administrativo - Actividades en la agenda.
Registrar las actividades en Administrativo - Actividades en la agenda, que están disponibles en la agenda.
Conociendo la pantalla
Esta es la Agenda. En este grid podemos verificar los agendamientos realizados y realizar un nuevo agendamiento utilizando la opción Encontrar horario o haciendo clic en el horario y en la columna del área deseada.
La visualización está dividida en tres períodos: mañana, tarde y noche, y las columnas pueden mostrarse por Área o por Empleados. A continuación, vea cómo realizar los agendamientos.
Cómo realizar el agendamiento
Al hacer clic en Encontrar Horario, se presenta la pantalla para buscar al cliente o realizar un nuevo registro. (enlace al nuevo registro)
Al localizar, informe los datos de los campos: Elija la actividad, Nº de sesiones, el área y empleados.
Ejemplo: Al seleccionar 09h00 para el agendamiento de una actividad con duración de 30 minutos y definir el número de sesiones como 2, se crean dos agendamientos: el primero de las 09h00 a las 09h30 y el segundo de las 09h30 a las 10h00.
Al hacer clic en Siguiente, elija la fecha y la hora y clic en Agendar.
Si no hay ningún horario disponible para el día seleccionado, se informará en la pantalla.
Su actividad está agendada, en caso de que necesite realizar otra cita, solo repita el proceso.
Para programar a través de la cuadrícula de la agenda:
Seleccione el cliente
En actividades, seleccione la que desea programar
Indique el número de sesiones (si se indican 2 sesiones, se asignarán dos horarios en la agenda)
Elija al empleado o déjelo como Sin preferencia para que EVO asigne automáticamente un empleado.
Se muestran los detalles de la conferencia, clic en Agendar.
Una vez programada la actividad, repita la operación si necesita reprogramarla.
Observaciones importantes
Cuando el único bloqueo del cliente sea Cliente inactivo, la reserva podrá continuar normalmente.
Si el cliente tiene un plan en espera, será posible seleccionar las actividades del plan. Los horarios anteriores al inicio de la vigencia del plan no estarán disponibles.
Si la actividad está configurada como actividad libre, los clientes inactivos podrán realizar reservas.
Reserva de clientes - multisede
Está permitido realizar la reserva de prospectos, empleados y clientes de otras sedes, según lo establecido en sus planes. En estos casos, el sistema mostrará la sede correspondiente justo debajo del nombre del cliente, según se muestra en la imagen.
Para editar una reserva programada:
Clic en la reserva programada.
Se mostrará la pantalla Detalles de la reserva.
Para concluir la reserva como Presente o Ausente, solo clic en Finalizar.
Es posible reabrir el estado de la reserva después de haber sido finalizado.
Si trabaja con la confirmación puntual e individual con sus clientes (la empresa puede enviar un WhatsApp o llamar para confirmar la asistencia), utilice el botón Confirmar para mantener este control. El estado se cambiará a Confirmado y será fácilmente identificable en el grid de la agenda, indicado por una franja azul en la tarjeta de la reserva.
Además de editar la programación realizada es posible:
Ver el perfil completo del cliente
Enviar mensajes en la pestaña Relación
Consultar todas las acciones en el Historial de estado.
Eliminar una reserva
Nota
Para eliminar una reserva, es necesario tener habilitado el permiso Agendamiento – eliminar.
Clic en la reserva que deseas eliminar.
Se mostrará la pantalla Detalles del agendamiento.
Clic en el ícono de papelera.
Aparecerá el mensaje: El agendamiento será eliminado y solo podrá consultarse desde el perfil del cliente. ¿Deseas realmente eliminarlo?
Clic en ELIMINAR.
Importante
Para eliminar una reserva con clases finalizadas, es necesario reabrirlo.
Eliminar desde el perfil del cliente
Accede al perfil del cliente y ve a Actividades.
Clic sobre el ícono de visualización del servicio.
Se mostrará la reserva; clic en el ícono de la papelera.
Una vez eliminado, quedará disponible solo para consulta.
Consulta de la reserva eliminada
Para consultar la reserva eliminada, accede al perfil del cliente en Actividades y clic en el ícono de visualización.
En los detalles del servicio, clic en Estado del cliente, marca el filtro Eliminado y luego en Aplicar.
Se mostrará la reservas eliminadas.
Más opciones
En la sección Más opciones, puede realizar las siguientes acciones:
Reservas no programadas: esta opción ofrece una lista completa de las citas que han sido canceladas, permitiéndole ver los detalles de cada cita. También puede cambiar el estado entre Perdida y Justificada.
Importante
Una ausencia justificada para la que ya se ha utilizado la sustitución impide modificar el estado.
Todos los cambios realizados se guardan automáticamente y pueden consultarse posteriormente en la pestaña Historial de estados.
Buscar cliente: Esta opción le permite consultar las reservas realizados por un cliente específico. Se mostrará una lista de los reservas realizados por el cliente seleccionado.
Nuevo bloqueo: Esta opción le permite establecer un período de indisponibilidad para la programación de citas. Puede bloquear un período de horas en un día específico o un rango de días consecutivos. Puede definir la restricción para un área específica, un empleado o un número de recursos.
Lista de bloqueos activos: Esta opción le permite visualizar los bloqueos de programación actualmente activos. También puede eliminar los bloqueos activos que ya no sean necesarios.
Nueva reserva recurrente: Esta opción le permite programar múltiples citas recurrentes para un cliente. Es útil para planes con un número definido de sesiones y control total sobre las mismas. Puede programar citas diarias, semanales o mensuales, según sus necesidades. Esta funcionalidad cumple mejor con las expectativas cuando se consideran algunos aspectos:
Utiliza planes de tipo común o recurrente con vigencia, ya que la programación recurrente siempre considera la fecha final del plan. Si el cliente tiene un plan recurrente sin vigencia definida, el plazo máximo para programar actividades futuras será de un mes.
La actividad debe estar configurada para permitir la programación únicamente a clientes que tengan un plan, ya que las actividades libres no están disponibles para la programación recurrente.
Cuando el cliente tenga un plan en espera, solo se permitirán recurrencias a partir de la fecha de inicio del plan. Las fechas anteriores permanecerán no disponibles.
Agendamento com conflito na Grade
Quando o cliente já possuir um agendamento na Grade no mesmo horário, o sistema não bloqueará mais o agendamento. O comportamento passa a ser:
Novo agendamento: é exibido um alerta informando que já existe um agendamento na Grade, mas o usuário pode continuar o processo.
Encontrar horário: horários com conflito continuam sendo exibidos. Ao selecionar um deles, o sistema apresenta um alerta antes da confirmação.
Site: o cliente também pode selecionar o horário e recebe um alerta informando que já possui um agendamento na Grade para aquele horário.
sequência de conflito de agenda e a troca de horário
Reserva con conflicto en el horario
Cuando el cliente ya tenga una reserva en el horario para la misma franja horaria, el sistema dejará de bloquear la nueva reserva. El comportamiento será el siguiente:
Nueva reserva: se muestra una alerta informando que ya existe una reserva en el horario, pero el usuario puede continuar con el proceso.
Encontrar horario: los horarios con conflicto continúan mostrándose. Al seleccionar uno de ellos, el sistema presenta una alerta antes de la confirmación.
Sitio web: el cliente también puede seleccionar el horario y recibe una alerta indicando que ya tiene una reserva en el horario para esa franja.
Secuencia de conflicto de horario y cambio de horario