É possível criar contratos adicionais, que serão necessariamente vinculados a alguns tipos de contratos já existentes, abrindo uma gama maior de opções de venda e gestão do cliente.
Definição
Os contratos principais são os tipos de contratos já existentes no EVO, normalmente criados para um cliente. Já os contratos adicionais são os tipos de contrato que podem ser vinculados a contratos principais.
Um contrato do tipo adicional não possui todas as configurações dos contratos principais. Somente é possível configurar os seguintes pontos em um contrato adicional:
Acesso: Unidades, controles de acesso, quantidade de entradas;
Valor do contrato;
Financeiro: Natureza, Centro de receita e tipo de tributação;
Atividades: Mesmas configurações disponíveis em um contrato principal;
Horários de contrato: Mesmas configurações disponíveis em um contrato principal.
Principais características
Os contratos adicionais possuem as seguintes características que são importantes na sua utilização:
Caso o contrato principal tenha renovação do tipo recorrente mensal, todos os contratos adicionais vinculados à ele serão renovados automaticamente também;
Não é possível realizar nenhuma ação específica apenas ao contrato adicional, toda ação no EVO deve ser executada sobre o contrato principal e será refletida no contrato adicional.
Exemplo: Ao aplicar um desconto por voucher de 10% em uma venda, tanto o contrato principal como os adicionais terão 10% de desconto
Demais ações específicas igualmente deverão ser executadas sobre o contrato principal: como venda separada, trocar um contrato principal por um adicional, gerar um voucher ou convênio, etc.
A principal utilidade de contratos adicionais é permitir ter um controle distinto de sessões e matrículas por grupos de atividade em cada contrato.
Exemplo: um contrato principal pode ter o grupo de atividades “Musculação” selecionado e configurado para ilimitado, ao mesmo tempo que um contrato adicional vinculado à ele pode estar configurado com o grupo de atividades “Spinning” e definido como “limite semanal” = 2 vezes por semana;
Também é possível configurar um contrato adicional como “Não tributável”. Isso irá separar o valor desse contrato e não irá emitir nota fiscal do mesmo. Essa configuração permite habilitar o envio do recibo ao cliente a cada renovação do contrato (configurável no contrato principal).
Configurando contratos adicionais
Primeiro de tudo, acesse Administrativo - Contratos, a mesma tela onde se cria os contratos principais. Clique em Novo na parte superior da tela para criar um novo contrato e selecione a opção Contrato adicional na aba Geral para torná-lo adicional. Uma vez que isso for feito e salvo, o contrato aparecerá com a marcação Adicional na lista lateral:
Atividades
Na aba de Atividades, selecionada a opção de Utilizar atividade, as configurações mantém o padrão existente para os contratos principais. Dessa forma, um contrato principal configurado com um grupo de atividades por sessões ilimitadas pode ter vinculado um contrato adicional configurado com limite de 4 vezes por semana, por exemplo. O ganho é que o cliente passa a ter duas atividades com controles individuais de sessões/matrículas.
Financeiro (Não tributável)
Já na aba de Financeiro, é possível definir um contrato adicional como Não tributável, o que fará com que o EVO separe o item do contrato para não gerar tributação. O cliente será cobrado do valor desse contrato normalmente, porém não irá emitir nota fiscal do mesmo — definido como serviço de valor agregado no meio fiscal.
Importante: Após ocorrer a primeira venda do contrato adicional, a opção Não tributável fica desabilitada, não permitindo mais alteração da mesma.
Vinculando contratos adicionais
Importante: os Tipos de contratos que aceitam vincular contratos adicionais são os seguintes:
Contrato comum
Contrato mensal c/ renovação automática
Débito recorrente mensal
Contrato anual c/ fim determinado
Débito recorrente com vigência
Para vincular contratos adicionais a um contrato principal, basta ir até as configurações da aba Geral do contrato e logo abaixo da seção de tipo de contrato, haverá uma nova seção chamada Adicionais:
Ao clicar no campo, são listados todos os contratos adicionais existentes para seleção e não há limitação de número de contratos adicionais que pode-se vincular ao principal.
Após selecionar os contratos adicionais, deve-se em seguida salvar o contrato para continuar com as demais configurações.
Valor dos contratos adicionais
Uma vez selecionados os contratos adicionados e salvos, a seção de Configurações de venda mostrará dois novos campos:
Valor dos contratos adicionais – Exibe o valor da soma de todos os contratos adicionados vinculados ao contrato principal;
Valor total – Exibe a soma dos valores de todos os contratos adicionais vinculados + o valor do contrato principal.
O valor total é atualizado apenas após salvar o contrato principal.
Configurando contratos do tipo recorrente mensal com Período Promocional
Ao vincular contratos adicionais em um contrato do tipo “Débito recorrente mensal”, é possível aplicar o desconto de duas formas:
Aplicar no valor total – O valor definido é dividido entre todos os contratos.
Exemplo: Se o valor do período promocional = 9,90 e existem 2 contratos adicionais vinculados + o contrato principal, cada contrato será cobrado 3,30.
Aplicar no valor por contrato – É possível configurar um valor para o contrato principal e um valor independente também para cada contrato adicional.
Definir um contrato principal com recibo recorrente
Quando um contrato principal tiver vinculado ao menos um contrato adicional que esteja configurado como “Não tributável”, a opção de configuração Recibo recorrente é exibida na sessão de configuração Financeiro do contrato principal. Selecioná-la fará que, quando o contrato for renovado a cada mês, o cliente receba o recibo novamente. Importante salientar que o envio do recibo ocorre apenas com a confirmação do pagamento.
Esse comportamento é necessário quando existir um contrato adicional não tributável, visto que não será emitida Nota Fiscal do mesmo e é importante encaminhar o recibo ao cliente com tais informações detalhadas.
Valores de contratos adicionais não tributáveis e Plano Família
Alguns pontos essenciais da configuração de contratos adicionais são:
Um contrato principal não pode possuir Plano Família e contratos adicionais simultaneamente:
Caso o contrato principal já possua as configurações de Plano Família definidas, não será possível vincular contratos adicionais à ele;
Caso o contrato principal já possua contratos adicionais vinculado à ele, não será possível configurar o Plano Família;
Caso seja criado um contrato principal novo e a opção contratos adicionais for selecionada, assim como configurado o Plano Família, não será possível salvar esse contrato.
O contrato principal nunca pode ter um valor menor do que o contrato adicional não tributável:
Quando o contrato adicional estiver configurado como “Não tributável”, ele não poderá ser vinculado à um contrato principal de menor valor.
É possível criar um contrato adicional e vinculá-lo à um contrato principal também no ADM geral. Aplicam-se as seguintes regras:
Não é possível replicar um contrato adicional avulso para as unidades;
É possível replicar um contrato principal, que possua adicionas vinculados a ele, para as unidades. Essa ação irá replicar também os contratos adicionais vinculado ao principal.
Venda no EVO de um contrato principal com contratos adicionais
Ao realizar uma venda no EVO, não serão exibidos os contratos adicionais na listagem de contratos. Pois um contrato adicional estará sempre vinculado à um contrato principal e não permitimos vender um contrato adicional separadamente.
Sugestão: O nome do contrato principal pode ser definido com palavras que indiquem os adicionais à ele vinculados, facilitando sua identificação no momento da venda e demais configurações.
Ao selecionar o contrato na venda, caso o principal e/ou os adicionais possuam configurações de sessões ou matrículas, serão exibidas as opções separadamente para cada um.
No exemplo da próxima imagem, se trata de um contrato principal no valor de R$ 100,00 e dois contratos adicionais, cada um no valor de R$ 30,00, totalizando R$ 160,00.
Venda no autoatendimento de um contrato principal com contratos adicionais
O cliente final não tem conhecimento que está comprando “vários” contratos e nem deve saber desse conceito. Para ele, o plano irá aparecer como qualquer outro. Cabe ao gestor configurar no EVO um nome condizente com o que está vendendo e pode utilizar a descrição das configurações para venda on-line e os diferenciais para informar ao cliente o que ele está adquirindo ao comprar determinado plano.
No exemplo a seguir, o plano está com período promocional de 9,90 nos dois primeiros meses, repare na descrição e diferenciais exibidos:
Visualização no perfil do cliente no EVO
No perfil do cliente é exibido apenas o contrato principal. E nas próximas cobranças, também é exibido apenas o contrato principal, porém o valor corresponde aos valores do contrato principal e adicionados somados. Em caso de período promocional, segue a mesma regra:
Na página do resumo de vendas é exibido apenas o contrato principal, indicando o valor total da venda, ou seja, é somado o valor dos contratos adicionais vinculados à ele:
Ao visualizar os detalhes de uma venda, é exibido cada contrato separado como itens de venda, sendo possível visualizar o valor correspondente de cada contrato:
Na página de contratos é exibido o contrato principal, com opção de expandir mais informações e visualizar os contratos adicionais vinculados à ele. Lembrando que só é possível realizar ações sobre o contrato principal que reflitam automaticamente nos contratos adicionais vinculados:
Na aba Atividades, cada contrato é exibido separadamente, indicando sessões e matrículas correspondentes:
Visualização na área do cliente
No autoatendimento, quando o cliente estiver logado na área do aluno e consultar Meus planos, é exibido apenas o plano principal e o valor corresponde à soma do plano principal e adicionais. Caso haja configurações de atividade em qualquer contrato, é exibido na sessão Atividades:
Regras gerais de configurações no EVO
Por fim, há algumas regras a serem seguida ao configurar os contratos adicionais no EVO:
Páginas de vendas: Não é possível selecionar contratos do tipo adicional em uma página de venda, mas pode-se selecionar um contrato principal que tenha contratos adicionais vinculados à ele;
Transferência de contrato: Ao transferir um contrato principal, os adicionais são automaticamente transferidos juntos. Não é possível transferir um contrato adicional avulso;
Troca de contrato: É permitido ter um contrato principal sem adicionais e trocá-lo por um contrato principal que possua adicionais vinculados à ele. Não é possível trocar um contrato sem adicionais por um contrato adicional avulso. Não é permitido trocar um contrato principal que possua adicionais vinculados por outro contrato;
Cancelamento de contrato: Não é permitido cancelar um contrato adicional avulso. É permitido apenas cancelar um contrato principal e essa ação irá cancelar juntamente os contratos adicionais vinculados à ele. Caso o contrato principal ou qualquer um dos adicionais possua sessões já utilizadas, não será permitido o cancelamento.
Agendamento de cancelamento: É possível agendar e anular um cancelamento de um contrato principal que possua adicionais;
Suspensão de contrato: É possível suspender um contrato principal, assim refletindo a suspensão nos contratos adicionais vinculados à ele;
Assinatura de contrato: Contratos adicionais não são assinados;
Financeiro: Será gerada uma única cobrança e emitida uma nota fiscal em vendas de contratos principais que possuam contratos adicionais vinculados à ele, sempre somando todos os valores. Exceto quando houver um contrato adicional não tributável (ele é considerado na cobrança mas não entra como item na emissão de nota fiscal);
Relatórios de vendas: Cada contrato é listado como um item de venda. Dessa forma o gestor consegue filtrar por um contrato adicional específico;
Voucher: Não é possível selecionar um contrato adicional avulso nas configurações de um voucher. É permitido selecionar um contrato principal e quando o voucher for aplicado, ele reflete sobre o contrato principal e os adicionais, rateando o desconto igualmente entre todos os contratos;
Convênios: Não é possível selecionar um contrato adicional nas configurações de convênios. É possível aplicar um convênio sobre um contrato principal e o desconto irá refletir apenas sobre o contrato principal. Como o convênio é aplicado apenas sobre o contrato principal, caso existe um contrato adicional, não tributável, vinculado à ele, o valor do contrato principal, já considerando o desconto, não pode ser menor do que o valor do contrato adicional não tributável.
Exclusão de vendas: Uma venda não poderá ser excluída se alguma sessão tenha sido consumida, seja do contrato principal ou de qualquer um dos adicionais vinculados à ele.