A nota fiscal é um comprovante de que seu estabelecimento fez uma venda ou prestou algum serviço. Sua emissão é fundamental tanto para o cliente (que terá o registro da compra), quanto para a sua empresa (como um registro da receita obtida, essencial para apuração dos impostos decorrentes desta venda).
Importante
Permissões necessárias para acessar a tela
Caixa - emitir nota fiscal;
Notas fiscais - editar/reenviar;
Notas fiscais - enviar
Tipos de nota
NFS-e (nota fiscal eletrônica de serviços) - documenta serviços e está ligada à cobrança de ISS (Imposto sobre Serviços);
NF-e (notas fiscais eletrônicas de produtos) - todos os dados referentes a operação, como emissor e destinatário, impostos e produtos são transmitidas para que a Secretaria da Fazenda autorize a emissão.
Importante
A nota emitida pelo EVO é a NF-e (nota fiscal de produto) e não a NFC-e (nota ao consumidor - cupom fiscal).
Configurar tributação
Nota fiscal de contrato
No Menu Administrativo - contratos - aba Geral. Vá até o card Financeiro, escolha o tipo de tributação e salve;
Nota fiscal de serviço
Menu Administrativo - serviços - vá até Financeiro, escolha o tipo de tributação e salve;
Nota fiscal de produto
Menu Administrativo - produtos - impostos. Preencha as informações da tela;
Importante
confira com o contador se os dados preenchidos estão corretos, qualquer inconsistência impedirá a emissão das notas fiscais;
os dados de tributação pode variar conforme a sua cidade.
Tipos de emissão
Por recebimento
A nota será emitida logo após o 1º recebimento do valor do serviço, independente do número de parcelas e da vigência.
Por competência
A nota será emitida após a prestação do serviço, independente da forma de pagamento escolhida pelo cliente. Por exemplo, o contrato vigora por 10 meses no valor total de R$ 550,00, pago à vista. Então as notas fiscais serão emitidas ao final de cada mês, durante a vigência do contrato. O valor será:
R$ 550,00/10 (meses) = R$ 55,00 (valor da nota emitida).
Importante
é preciso contatar o nosso suporte para que a emissão por competência seja habilitada para o seu negócio.
uma vez habilitada, não é possível retornar à emissão por recebimento. Portanto, recomendamos que você consulte a sua contabilidade para conferir qual a melhor opção para o seu negócio.
Emissão automática de notas fiscais
É também possível habilitar a emissão automática de notas para emissões por recebimento somente. Mas para isso, entre em contato e solicite ao nosso time de atendimento.
Emissão da nota para clientes e oportunidades
Depois da configuração, todos os recebimentos ficarão disponíveis para emissão de nota em Financeiro - Notas Fiscais - Aba Não Enviadas.
Para que o sistema envie a nota, o cadastro de cliente e de oportunidade devem estar corretos e conter as seguintes informações:
Endereço completo: o campo de número não deve conter letras;
CPF: se o cliente possui um responsável legal, a nota será emitida no CPF desta pessoa. Selecione essa opção no cadastro do cliente antes de emitir a NF;
E-mail: obrigatório para o envio da nota.
Se for o necessário:
ISS - Imposto sobre Serviços;
Inscrição municipal.
Para facilitar, use os filtros para buscar as notas que quer emitir:
data de competência;
tipo de nota: serviços ou produtos;
status do cadastro: válido, inválido;
tributação;
bandeira de cartão de crédito e débito;
tipo de cadastro (cliente - CL ou oportunidade OP).
Importante
A emissão de NF para oportunidade é somente de produto ou serviço.
O resultado do filtro fica logo abaixo dos cards, em lista. Nela você pode escolher as colunas, para visualizar as informações mais importantes para seu negócio
Sendo possível personalizar o grid para visualizar colunas como Item da venda, ID da venda, Tributação, Última ação por e Tentativa de cancelamento
Além disso, você pode indentificar facilmente na lista quem é cliente ou oportunidade, com as TAGs:
Nota
A coluna Item da venda exibe a descrição do item relacionado à nota fiscal.
Caso seja Crédito de venda, você poderá ver de onde provém esse crédito gerado não manualmente na coluna Origem Crédito.
Também é possível visualizar informações como Tributação, ID da venda e Última ação por através da configuração de colunas do grid.
Emissão de nota fiscal de serviço sem CPF (CIN*)
Caso seja necessário emitir notas fiscais de serviço mesmo quando o CPF do cliente não estiver preenchido ou quando outro documento for utilizado no lugar do CPF (como, por exemplo, o passaporte), o sistema disponibiliza essa funcionalidade.
Para utilizá-la, é necessário habilitar a opção Permite emitir sem CPF, localizada no menu Configurações - Avançado na aba Notas fiscais.
Atenção!
A ativação dessa opção no EVO não garante que a nota fiscal seja emitida com sucesso. A autorização para emissão sem CPF (CIN*) depende exclusivamente das regras da prefeitura vinculada ao seu estabelecimento.
Para verificar o envio da nota, acesse a aba Enviadas - Recebimento. Se a prefeitura não permitir a emissão de nota sem CPF (CIN*), o EVO retornará com o status Com erro. Nesses casos, será necessário corrigir os dados e realizar o reenvio da nota.
Enviados - recebimento: nota com erro de CPF (CIN*)
*CIN: Cadastro de Identificação Nacional para mais informações consulte o site do governo: Carteira de Identidade Nacional.
Atenção
Para a permissão de envio de nota fiscal para estrangeiro habilite a opção Permite emitir nota fiscal de serviço para estrangeiro no menu Configurações - Avançadas aba Nota Fiscais.
A ativação dessa opção no EVO não garante que a nota fiscal seja emitida com sucesso, isso depende exclusivamente das regras da prefeitura vinculada ao seu estabelecimento
Envio da nota
Para emitir e enviar a nota, selecione um ou mais resultados da lista e clique em enviar ao fim da página:
No momento do envio, você notará que a opção Enviar com o tipo de tributação configurado estará ativada por padrão. Mantendo essa opção marcada, a Nota Fiscal será emitida com o tipo de tributação previamente configurado no contrato ou serviço vendido, conforme definido na aba Financeiro - Tipo de Tributação.
Importante
O sistema não possui uma limitação de data de emissão retroativa, porém é necessário verificar com a prefeitura e contabilidade o prazo máximo permitido para emissão retroativa em sua cidade. Neste caso, o EVO não se responsabiliza com emissões fora do prazo.
Se a opção for desmarcada, será exibida uma lista com as demais opções de tributação cadastradas. Ao selecionar uma delas, as notas fiscais enviadas serão emitidas com a tributação escolhida, independentemente do que estiver configurado no contrato ou serviço vendido.
Essa lista exibida pode ser cadastrada na tela Configurações - Avançado, sob Cadastro de tributações:
Consultar notas enviadas
Para facilitar a consulta da notas fiscais já enviadas, use os filtros:
Enviadas - competência:
status: enviada, emitida, com erro ou cancelada;
data de envio;
data de competência;
nome do cliente/ID;
tributação
ID da venda
Última ação por
Enviadas - recebimento:
status: enviada, emitida, com erro ou cancelada;
data de: envio, competência, recebimento, emissão, lançamento;
nome do cliente/ID;
tipo de nota fiscal: serviços ou produtos;
tributação
ID da venda
Última ação por
Atenção!
As notas com erro podem ser editadas e reenviadas clicando no ícone de lápis:
Informações importantes sobre notas emitidas
Ficarão disponíveis para consulta e para download em pdf ou xml;
Para cancelar a nota, basta clicar no ícone de lixeirinha que fica ao final da descrição.
Tela de cliente ou oportunidade - Nota Fiscal
Tanto no perfil de cliente quanto de oportunidade, há uma aba específica para consulta de Notas Fiscais. Todas as notas geradas ou emitidas ficam registradas no histórico do perfil, garantindo rastreamento completo.
Importante: antes e depois da conversão de oportunidade em cliente
Enquanto ainda é uma oportunidade, as notas fiscais emitidas ficam associadas ao perfil de oportunidade. Essas notas podem ser geradas apenas para a venda de produtos e serviços, não para contratos.
Após a conversão em cliente, todas as notas fiscais geradas antes da conversão continuam registradas no perfil do cliente. A partir desse momento, novas notas fiscais podem ser emitidas normalmente, conforme as regras aplicáveis a clientes.
Ali você poderá filtrar as NFs por Data de envio ou Status, clicando nas caixas de seleção, sendo as opções as seguintes:
Data de envio:
Hoje
Ontem
Esta semana
Semana passada
Este mês
Mês passado
Período personalizado (necessário indicar qual)
Status:
Enviada
Emitida
Com erro
Cancelada
O filtro Status agora permite seleção múltipla e possui a opção Todos. Por padrão, a tela será carregada com Status = Todos e Data de envio = Hoje.
Também possível pesquisar NFs pelo seu número de identificação, além de organizar a visualização das colunas ou até exportar o resultado de sua filtragem com as opções à direita superior da lista:
Uma vez que você tiver filtrado as NFs que deseja visualizar, é possível baixá-las individualmente em PDF ou XML, clicando no ícone de download à direita de cada nota:
Caso você queira baixar diversas notas em lote, basta marcas as caixas à esquerda das notas e clicar no botão correspondente ao download no formato desejado mais abaixo.
As ações em massa ficam disponíveis apenas quando um único status estiver selecionado no filtro.
Quando houver mais de um status selecionado, os checkboxes da listagem ficarão desabilitados.
Clicando na opção desejada de download em massa, você precisará fornecer um e-mail para o qual elas serão enviadas em até 30 minutos:
Cancelamento de notas fiscais
Por estorno
é possível solicitar que notas fiscais emitidas para transações sejam canceladas por motivo de estorno. O cancelamento de NF por estorno pode ser feito automática ou manualmente.
Automático
Há a opção em Configurações - Inicial - Financeiro para que notas fiscais emitidas por transações que foram estornadas sejam canceladas automaticamente.
Marcando essa configuração, a solicitação do cancelamento da nota fiscal é feita assim que o estorno for concluído e você pode acompanhar o status no perfil do cliente. Essa configuração não contempla estorno via SITEF.
Manual
Em Financeiro - Cobranças, aba Extrato ou em Perfil do Cliente, aba Transações, você poderá estornar uma transação no botão à direita do item em questão na lista:
Ao estornar um pagamento realizado via cartão de crédito (ação que deve ser executada após a confirmação do estorno pelo gateway), o sistema verificará automaticamente se há uma Nota Fiscal emitida para a transação. Caso exista, a NF será cancelada automaticamente. Durante o processo, a tela de confirmação do estorno exibirá as seguintes informações:
Caso o estorno ocorra com êxito, o recibo de estorno conterá a informação do cancelamento da NF:
Erro no cancelamento
Após ser enviado a solicitação do cancelamento, haverá o retorno do E-Notas sobre o sucesso ou insucesso do cancelamento. Caso haja o retorno com erro, ou seja, que não foi possível cancelar a NF, o status da NF será mantido como emitida.
Para cancelá-la mesmo assim, vá até Financeiro - Notas Fiscais, aba Enviadas - Recebimento. À direita do item em questão na lista que quiser cancelar, haverá o ícone de lixeira:
Ao clicar no ícone, você será informado da sua tentativa anterior: "Vimos que já tentou cancelar essa nota fiscal anteriormente e por algum motivo não foi possível concluir o cancelamento. Você pode tentar novamente, mas o melhor é que entre em contato com a prefeitura da sua cidade para entender o que aconteceu. Essa ação não poderá ser revertida".
Ao seguir, você precisará inserir o motivo do cancelamento e poderá confirmar o cancelamento da NF clicando em Sim, Cancelar.
Informações sobre NFs canceladas
Na tela Financeiro - Notas Fiscais, você poderá sempre verificar o motivo do cancelamento de notas fiscais na coluna Motivo. Incluir coluna "Motivo". Passe o mouse por cima da mensagem para vê-la inteira.
Cancelamento de Notas fiscais em lote
Para realizar o cancelamento das notas fiscais em lote, acesse a aba Enviadas.
Selecione mais de uma nota fiscal Emitida e clique em Cancelar NF.
Será apresentada a mensagem em tela das notas fiscais que já estão no processo de cancelamento e que esta ação não poderá ser desfeita, sendo enviada para o eNotas.
Informe o motivo do cancelamento e clique em Sim, cancelar.
Importante
as notas fiscais somente mudarão do status emitida para cancelada, caso a solicitação tenha sido autorizada.
Para notas fiscais com cancelamento rejeitado o status permanecerá como emitida.
Na coluna Tentativa de cancelamento são apresentadas as tentativas de cancelamento.
Histórico da nota fiscal
Para consultar o histórico da nota fiscal como o:
envio;
rejeição;
autorização;
solicitação de cancelamento;
cancelamento autorizado;
rejeição de cancelamento.
Acesse a aba Enviadas e na coluna ações clique no icone do histórico.
Na aba Geral será apresentada informações gerais da nota, como: data da venda, ID da venda, valor e número da Nota.
Na aba Histórico todas as informações relacionadas as ações executadas, como por exemplo, emissão, envio de cancelamento serão apresentadas.
