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É possível cancelar o contrato, para isso acesse o cadastro do cliente na aba Contratos - Detalhes do contrato no ícone de Mais em Cancelar Contrato.
Importante
As opções abaixo só aparecerão se seu usuário tiver permissão para cancelar contrato.
Ao selecionar a opção de cancelar contrato, o sistema vai te disponibilizar algumas alternativas. O campo Observação fica disponível em todos motivos sendo opcional o seu preenchimento. Veja o que influencia cada uma destas opções.
Motivo do cancelamento: selecione o motivo pelo qual está cancelando o plano do aluno. Este campo é importante para ser possível analisar e criar estratégias que ajudem a evitar o cancelamento dos alunos. Esta opção vai abastecer os seguintes relatórios:
Dashboard Gerencial
Gerencial - Cancelamentos
Gerencial - Gestor - Cancelamento
Cancelar todos os lançamentos futuros em aberto? Se você está cancelando um contrato que ainda possui cobranças futuras, como os contratos de débito recorrente com vigência e contratos parcelados, você deve marcar esta opção para que o sistema desconsidere tudo que está previsto para ser cobrado depois da data de cancelamento.
Para planos de débito recorrente mensal, basta clicar em cancelar para que o sistema pare de recorrer.
Importante
Se o contrato for de débito recorrente com vigência, certifique-se de que, na data de cancelamento, não há nenhum pedido de cobrança em andamento para o aluno. Para confirmar, acesse a tela de vendas do aluno e verifique os detalhes da venda.
Neste caso, você deve se basear pela data da cobrança… Se a cobrança já foi enviada, ela não será cancelada.
Caso o cliente tiver um saldo devedor, ele não será cancelado automaticamente com esta opção. Para cancelar o saldo devedor, é necessário acessar o menu Financeiro - Contas a Receber, localizar o saldo devedor do cliente, selecioná-lo e clicar em cancelar. Isso indicará ao sistema que a dívida foi desconsiderada.
Importante
Antes de cancelar a dívida, certifique-se de que está realizando o procedimento no cliente e nas pendências corretas. Uma vez cancelada a dívida, a ação não poderá ser desfeita. Caso haja um erro, será necessário excluir a venda e relançá-la.
Converter dias restantes em saldo credor? Se você deseja realizar a troca do contrato do aluno para um plano de vigência maior ou menor, você pode utilizar este campo. Com esta opção, o sistema vai calcular o valor que o aluno pagou pelo contrato, dividido pela vigência do contrato, multiplicando pelos dias restantes. ⁉️ Exemplo plano aluno no valor de R$ 1200,00 / por 365 = R$ 3,29 dia para o contrato do aluno ainda resta 250 dias, neste caso será 250 * 3,29 = R$ 822,50, neste exemplo o aluno ficaria com R$ 822,50 de crédito.
Cancelar a partir de uma data? Se habilitada esta opção, ela disponibilizará um calendário para poder selecionar quando o plano do aluno deve ser cancelado. IMPORTANTE: o contrato terá validade até o último minuto da data agendada, permitindo que o cliente use o espaço ainda neste dia.
Aplicar multa por cancelamento? Se seu estabelecimento cobra multa de rescisão de contrato, habilite este campo e informe o valor em R$ que o aluno deve pagar pela rescisão. O valor da multa entrará como um saldo devedor no cadastro do aluno e pode ser recebido da maneira que julgar mais adequada.
Cancelar qualquer saldo devedor? para esta opção é necessário ter permissão em Configurações - Clientes - Contratos - excluir saldo devedor no cancelamento do contrato. Ao ativar essa opção é cancelado qualquer saldo devedor, incluindo valores fora do contrato. Para consultar o cancelamento do saldo devedor acesse Menu Clientes - Financeiro e/ou Menu Gerencial - Log Geral na aba Log cancelamentos de recebimento.
Ao utilizar esta opção não será possível anular o cancelamento do contrato.
Após realizar o cancelamento, é possível realizar a impressão de um recibo de cancelamento, basta clicar na opção:
O recibo aparecerá dessa forma para impressão:
Importante
Caso esteja configurada a opção de envio de e-mail do recibo de cancelamento, será enviado para o cliente. Veja mais sobre a opção de configuração clique neste artigo.
Para personalizar a mensagem enviada para o cliente acesse Menu Configurações - Documentos na aba Recibo de Cancelamento.
Se você tiver permissão para anular cancelamento, é nesta mesma tela que aparecerá o botão que te possibilitará reverter o cancelamento.
Transferir contrato
A outra opção que o sistema te possibilita é realizar a transferência de contrato de um cliente para outro.
Para fazê-lo, basta acessar a tela de contrato do cliente, opção Mais - Transferir contrato.
Informe o nome ou ID do aluno que vai receber este contrato. A pessoa que vai receber este contrato precisa ser cadastrada na mesma unidade que o aluno que vai transferir e necessariamente a pessoa precisa estar como Cliente, o sistema não permite transferência para cadastros ainda como oportunidade. Neste caso, você deverá converter o cadastro antes de realizar a transferência. A opção de Converter dias em saldo credor, vai transformar este contrato em crédito e disponibilizar o valor para a pessoa selecionada acima.
O cliente que receber a transferência, receberá apenas os dias, ou seja, o contrato perderá vínculo com atividades.
Atenção
Com este processo o sistema não transfere dívidas nem cobranças. Se o contrato for de débito recorrente com vigência, o sistema vai transferir os dias restantes para o cliente, porém as cobranças permanecerão com o primeiro aluno.
Troca de contrato
Esta opção te disponibiliza a opção de trocar modalidades de contrato da mesma vigência.
Selecione o contrato que deseja realizar a troca, a data de início do novo contrato, que o sistema vai calcular automaticamente a diferença do plano, caso o plano novo tenha um valor inferior ao anterior, o sistema deixará o aluno com um crédito, caso o novo plano tenha um valor superior ao plano anterior, o sistema o deixará com um saldo devedor para realizar a cobrança da diferença de valores.