En EVO, es posible configurar que los clientes que hayan reservado una actividad tengan que hacer check-in para confirmar la vacante y liberarla en caso de no hacerlo. Esto ayuda en la gestión de las vacantes disponibles para cada actividad.
Configuración del check-in
La configuración se encuentra en Administración - Actividades, donde podrás configurar el check-in para cada actividad haciendo clic en el ícono de lápiz para Editar:
Una vez abierta la página de edición de la actividad, baja hasta encontrar la opción "¿Permite que el cliente reserve?", donde marcarás Sí. Es necesario habilitar la reserva para también vincular el check-in a ella. Luego, haz clic en "Aplicación/Sitio" y aparecerá la opción para configurar el check-in:
Al hacer clic en "Utiliza Check-in", aparecerán las opciones de configuración del mismo además de las configuraciones comunes a la reserva. Podrás configurar cuánto tiempo antes de la actividad se habilita el check-in para el cliente y cuánto tiempo antes de que comience la actividad se cerrará, además de un tiempo de tolerancia, que es el tiempo durante el cual el check-in estará disponible para los clientes después de cerrar la reserva.
Importante: es necesario completar con números en formato de dos dígitos para horas y dos dígitos para minutos.
Una vez completados los periodos de tiempo que desees para el check-in, simplemente haz clic en Guardar para que el check-in se active para esa actividad.
Check-in automático
En Configuraciones - Avanzado - Pestaña de Actividades, podrás habilitar el check-in automático para cualquier alumno que pase por el control de acceso de tu unidad y esté reservado para una actividad con check-in habilitado y dentro del período determinado para el check-in; simplemente marca la opción Check-in automático en el control de acceso y haz clic en Guardar para habilitarlo.
Visualización en la Agenda
En el menú de Agenda, al seleccionar un horario donde una actividad tiene el check-in habilitado, podrás ver las siguientes categorías de clientes:
Programados: Clientes que hicieron la reserva pero aún no han hecho el check-in. Para este tipo de alumno, el recepcionista o profesor todavía pueden hacer el check-in por ellos, marcar ausencia o cancelar la clase (si tienen permiso);
Presentes: Alumnos que hicieron la reserva y el check-in para la actividad. Para este tipo de alumno, el recepcionista o profesor pueden marcar ausencia o cancelar la clase (si tienen permiso);
Ausentes: Alumnos que de alguna manera avisaron con anticipación que no vendrían o no estuvieron en la actividad. Para este tipo de alumno, el recepcionista o profesor pueden marcar presencia, marcar la ausencia como justificada o cancelar la clase (si tienen permiso).
Notificaciones de check-in
Además, al acceder a la lista de alumnos de la actividad con check-in habilitado, podrás ver la lista de alumnos que pidieron ser notificados sobre esa actividad en la esquina inferior izquierda.
Las notificaciones sobre el check-in que se enviarán a los alumnos que opten por ser notificados sobre las actividades en sus aplicaciones son las siguientes:
Apertura de Check-in:
¡Hola! ¡El check-in para la clase [nombre de la actividad] ha comenzado! Accede a la aplicación y confirma tu asistencia. Si no puedes asistir, cancela la reserva antes de [hora de finalización de la tolerancia]
5 minutos antes del cierre del check-in:
¡Atención al cierre del check-in!
Accede a la aplicación y confirma tu asistencia. Si no puedes asistir, cancela la reserva antes de [hora de finalización de la tolerancia]
Aviso de liberación de la actividad:
¡Ups! Tu lugar ha sido liberado.
Agendaste la clase [nombre de la actividad], pero no hiciste el check-in. Tu lugar está disponible para reserva en la aplicación.
Lugar disponible para lista de notificación:
¡Hay lugar en la clase [nombre de la actividad]!
Reserva tu lugar en la clase a través de la aplicación.