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En EVO, es posible automatizar la confirmación de asistencia de los clientes mediante el control de acceso. Cuando un cliente reserva una actividad y pasa por el torniquete, el sistema lo registra automáticamente. Si no se presenta, se registrará su ausencia, liberando la plaza para otro cliente, lo que optimiza la gestión de las actividades.
Configuración del check-in
Accede al menú Administración - Actividades - Horarios.
En la actividad deseada, clic en el ícono de lápiz para Editar.
3. Ve a la sección ¿Permite que el cliente reserve?
4. Clic en Sí para permitir el vínculo con el check-in.
5. Clic en Aplicación/Sitio.
6. En iniciar y finalizar reserva, completa con la fecha y el horario inicial y final deseado.
7. Habilita la opción Utilizar check-in.
8. Después de habilitar, en los campos presentados completa en el formato HH:MM (horas/minutos):
Inicia check-in cuánto tiempo antes: ingresa cuánto tiempo antes de la actividad el check-in está habilitado para el cliente.
Finaliza check-in cuánto tiempo antes: ingresa cuánto tiempo antes del inicio de la actividad se finalizará.
Tiempo de tolerancia para check-in: define por cuánto tiempo el cliente aún podrá hacer el check-in después de que el horario de la reserva ya haya finalizado. Ejemplo: la reserva termina a las 10:00 y este tiempo está configurado como 15 minutos, el cliente aún podrá hacer el check-in hasta las 10:15.
Penalizar check-in por inasistencia: habilita esta opción para aplicar penalización cuando el cliente no asista.
Importante
Completa utilizando dos dígitos para la hora y dos dígitos para los minutos.
Las configuraciones aplicadas pasan a tener efecto a partir del día siguiente para horarios ya creados.
9. Clic en Guardar para que el check-in ocurra en la actividad.
Check-in automático
Para habilitar el check-in automático para clientes que pasen por el control de acceso y tengan una reserva en una actividad:
En esta misma pantalla, clic en el ícono de engranaje.
Selecciona la opción Ajustes generales.
3. Habilita la opción Activar check-in automático por el control de acceso.
4. Clic en Guardar.
Para consultar todas las configuraciones generales de las actividades, lee el artículo Actividades - horarios - Configuraciones generales.
Visualización en la Agenda
En el menú de Agenda, al seleccionar un horario donde una actividad tiene el check-in habilitado, podrás ver las siguientes categorías de clientes:
Programados: Clientes que han reservado pero aún no han pasado por el control de acceso. Para este tipo de cliente, el recepcionista o profesor todavía pueden hacer el check-in por ellos, marcar ausencia o cancelar la clase (si tienen permiso);
Presentes: Clientes que han reservado su cita y ya han pasado por el control de acceso (que se registrarán como si lo hubieran hecho). Para este tipo de cliente, el recepcionista o profesor pueden marcar ausencia o cancelar la clase (si tienen permiso);
Ausentes: clientes que de alguna manera avisaron con anticipación que no vendrían o no estuvieron en la actividad. Para este tipo de cliente, el recepcionista o profesor pueden marcar presencia, marcar la ausencia como justificada o cancelar la clase (si tienen permiso).
Notificaciones de check-in
Además, al acceder a la lista de clientes de la actividad con check-in habilitado, podrás ver la lista de clientes que pidieron ser notificados sobre esa actividad en la esquina inferior izquierda.
Las notificaciones de check-in enviadas a la aplicación del cliente son:
Apertura de Check-in:
¡Hola! ¡El check-in para la clase [nombre de la actividad] ha comenzado! Accede a la aplicación y confirma tu asistencia. Si no puedes asistir, cancela la reserva antes de [hora de finalización de la tolerancia]
5 minutos antes del cierre del check-in:
¡Atención al cierre del check-in!
Accede a la aplicación y confirma tu asistencia. Si no puedes asistir, cancela la reserva antes de [hora de finalización de la tolerancia]
Aviso de liberación de la actividad:
¡Ups! Tu lugar ha sido liberado.
Agendaste la clase [nombre de la actividad], pero no hiciste el check-in. Tu lugar está disponible para reserva en la aplicación.
Lugar disponible para lista de notificación:
¡Hay lugar en la clase [nombre de la actividad]!
Reserva tu lugar en la clase a través de la aplicación.