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Na tela de Atividades na Grade é possível configurar os horários das atividades na grade, assim como modificar, caso seja necessário.
Antes da grade, você precisa adicionar uma Nova Atividade. Falamos sobre isso aqui.
Neste artigo
Conhecendo a tela
1. Configurações
É em configurações que algumas opções são definidas para as atividades, veja a seguir:
Nome exibido no autoatendimento: permite escolher o nome para aparecer no autoatendimento.
Marcar como ausente clientes que não têm registro de entrada pelo controle de acesso (aplicável apenas em atividades concluídas automaticamente): os clientes que não tiver passagem no controle de acesso terão falta automaticamente.
Excluir clientes inativos das matrículas: remove clientes inativos automaticamente das atividades.
Check-in automático no controle de acesso: o cliente que passa pelo controle de acesso tem presença automaticamente, dentro do período configurado.
Período específico de visualização da grade pelo cliente (em dias): define um range de dias para visualização das atividades na grade.
Penalizar a falta nas atividades: cliente com faltas consecutivas, sem justificativa, não conseguirão visualizar a grade de atividades.
Restringir a visualização da grade (em dias).
Sessões concluídas em sequência para remover a penalização.
Bonificar a presença nas atividades: bonifica a presença dos clientes em sessões extras avulsas, podendo incluir validade para utilização dessas sessões.
Sessões concluídas para bonificação.
Sessões avulsas bonificadas.
Validade das sessões bonificadas (em dias).
Tempo de tolerância de entrada e saída da turma/atividade (em minutos).
Priorizar reposição: a reposição deve ser realizada antes de novas sessões/aulas.
Permitir a geração de uma nova reposição para agendamentos feitos a partir de uma reposição: é possível reagendar reposições desde que estejam justificadas.
Impedir o uso de reposição antes da data de origem.
Permitir agendamento de atividades fora do horário definido no contrato: permite repor aulas fora do horário definido no contrato.
Definir que o 'professor responsável' será o mesmo responsável pela atividade.
Permitir incluir clientes em turmas com capacidade máxima: é possível incluir clientes com aulas avulsas em atividades que já estão com a capacidade máxima de inscritos.
Presença automática em aulas virtuais.
Validar nível Wellhub: permite agendar atividades através do Wellhub somente se o nível da atividade for o mesmo no EVO.
Permite que cada colaborador seja vinculado a mais de um agendamento por horário: opção que permite que um colaborador esteja vinculado em mais de uma atividade/sessão no mesmo horário.
Indicar quem está participando pela primeira vez na atividade.
Após definir as configurações da Grade de atividades clique em Salvar.
Nota
Entenda mais sobre as regras de reposição ao acessar este artigo.
2. Mais opções e Horários
Definir o horário nas atividades
Em Mais opções - Horários na opção Adicionar é possível criar um novo horário de uma atividade específica, com dias e horários definidos.
Selecione os dias da semana da atividade, preencha todos os campos, sendo os obrigatórios: Atividade, Hora (hh:mm), Duração, Capacidade e Data inicial.
Atividade: selecione qual das atividades que já criou, deseja realizar a configuração de horário.
Hora: horário que essa atividade estará disponível para agendamento.
Duração: tempo de duração da aula.
Importante
este campo atribui os dados da duração padrão cadastrado na atividade, porém é possível alterar.
Níveis: selecione dos níveis já cadastrados, quais se enquadram para este horário.
Professor: selecione o nome do profissional que ficará responsável por executar esta atividade. *Este profissional já deve estar cadastrado como colaborador e também possuir um cargo definido.
Tem dúvida de como cadastrar um colaborador? Acesse então o artigo que explica em detalhes.Área: cadastre no “+” os espaços onde acontecem as aulas e informe para esta atividade em específico onde ela acontecerá. Caso não tenha uma sala específica, você pode cadastrar o nome do seu estabelecimento como área e deixar padrão para todas as atividades/ horários.
Nota
Se a atividade estiver configurada para ser exibida no app da Totalpass, as alterações na área personalizada só terão efeito nos horários com agendamento a partir de 5 dias. Isso ocorre porque a Totalpass não permite a edição da área das aulas já criadas na plataforma
Capacidade: até quantos alunos atende nessa atividade por hora.
Meta: qual sua meta de ocupação para esta atividade por horário.
Data Inicial: esta atividade estará disponível para agendamento a partir de qual data?
Data final: se é uma atividade oferecida temporariamente, informe até quando ela deve ficar disponível, caso contrário desconsidere este campo.
Clique em Adicionar para que a atividade seja apresentada na grade.
Como editar/alterar a atividade
Selecione a atividade a ser alterada e o horário a ser redefinido e clique em Editar.
2. Será apresentada a tela de configuração/edição.
3. É possível alterar o nível da atividade.
Se a opção Aplicar alterações para um período restrito estiver habilitada, com data inicial e final definidas e período menor que 30 dias, o sistema apenas informa que existem clientes com nível diferente do definido na atividade, sem solicitar a adequação.
Se a data final não for informada ou o período for maior que 30 dias, o sistema exibe a lista de clientes que precisam ser ajustados para o nível da atividade.
4. Após alteração, clique em Salvar.
Importante
A alteração é possível apenas na edição de um horário único, mas será aplicada à toda recorrência:
Se houver clientes agregadores (Wellhub/Totalpass) agendados, será necessário excluir manualmente as reservas.
Todos os clientes agendados para aulas futuras devem ter, em seus contratos, o grupo de atividades da nova atividade. Se algum cliente não atender a esse requisito, ele será exibido na tela como um conflito, e você não poderá prosseguir com a alteração.
Se o controle por níveis estiver ativo, você será alertado a atualizar os níveis dos clientes na nova atividade.
Como editar múltiplas atividades
Você pode editar várias atividades ao mesmo tempo. Para isso, selecione todas as atividades que deseja modificar. Em seguida, clique em Editar para abrir a tela de edição.
Altere os dados necessários, lembrando que:
O professor deve estar alocado em apenas uma atividade por vez, em horários e locais diferentes.
Para editar o campo Nível e Vaga para agregadores é necessário ter definido uma Atividade.
Não é possível alterar horários ou mudar a atividade de aulas já enviadas para a Wellhub ou Totalpass, caso existam clientes agendados.
As alterações de capacidade de vagas para agregadores são aplicadas em tempo real, porém a edição da área personalizada na TotalPass somente é atualizada após 5 dias.
Como editar o número de vagas nas atividades com limite para agregadores
Essa opção pode não estar disponível para todos os usuários, pois está em fase beta.
É possível editar o número de vagas disponíveis para clientes que utilizam agregadores (Wellhub, Totalpass, Gurupass e Classpass), para isso é necessário que esteja devidamente configurado conforme o artigo de Configuração das atividades em Agregadores.
Nesta opção de edição a quantidade de vagas limitadas aos agregadores serão modificadas apenas no dia selecionado.
No Menu Admnistrativo - Atividades na grade - Mais opções - Horários.
Localize e selecione a atividade com limite de vagas e clique em Editar.
No campo Vagas para agregadores, altere o número de vagas e clique em Salvar.
NOTA
Nesta alteração o limite de vagas padrão não será modificado, apenas no dia e no horário selecionado.
3. Visualização da grade com as atividades
Ao final, sua visualização ficará bem parecida com esta: