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Reposições são agendamentos desmarcados registrados como falta justificada, permitindo ao cliente a possibilidade de repor essa aula em outro momento.
A geração e o uso das reposições dependem de diversas regras configuradas no contrato, na grade, na agenda e nas atividades.
Neste artigo, você verá como essas regras funcionam e de que forma elas impactam a liberação e o controle das reposições.
Configurações de atividades na grade
No Menu Administrativo em Atividades na grade clique em uma atividade cadastrada.
Na opção Quais clientes poderão participar desta aula? Selecione a opção Apenas clientes que compraram um contrato ou serviço no grupo da atividade.
Ao selecionar esta opção, a seção Uma falta pode ser justificada até quanto tempo antes? é apresentada.
Selecione a opção Quanto tempo antes do início e informe os dias e o horário.
Configurações avançadas
Ainda em Atividades na grade clique sobre o ícone de engrenagem para acessar a opção de Configurações da grade.
Habilite as opções:
Priorizar uso de reposição;
Permitir nova reposição a partir de outra reposição.
Após configurar clique em SALVAR.
Nota
Atividades livres não geram reposições e também não consomem reposições geradas por outras atividades, mesmo que pertençam ao mesmo grupo de atividades.
Configuração de contratos
Para configurar o contrato para ser permitido repor aulas acesse o Menu Administrativo - Contratos na aba Atividades.
Na seção Utilização da atividade habilite as duas opções conforme:
Utilizar reposição fora da vigência do contrato: permite que o cliente realize agendamentos mesmo após o vencimento do contrato. No entanto, essa configuração geralmente não é adotada pelas academias, pois permite acesso a serviços mesmo sem contrato ativo.
Importante:
Caso você já tenha contratos vendidos, ao marcar essa opção, todas as reposições anteriores dos clientes vinculados a esses contratos ficarão disponíveis para uso, desde que:
o contrato não esteja configurado para expirar reposições
as reposições estejam dentro do prazo de validade definido.
Para evitar esse impacto retroativo, a recomendação é duplicar o contrato com a nova configuração. Assim, a alteração será aplicada apenas a novas vendas, preservando os contratos já existentes.
Permitir uso das reposições ao renovar esse contrato: caso queira manter as reposições disponíveis após a renovação do contrato, as reposições não utilizadas no contrato anterior continuarão válidas no novo contrato, respeitando o prazo de expiração definido (se houver).
Nota
Essa configuração é válida para renovações de qualquer tipo de contrato.
No caso de contratos renovados manualmente no momento da venda, é fundamental indicar qual contrato está sendo renovado. Isso garante que as reposições pendentes permaneçam disponíveis e vinculadas ao contrato original, evitando que sejam descontadas das regras de reposição do novo contrato.
Na seção Reposição defina:
Ilimitado: para não ter controle de limite de reposições, ou desmarque e defina um total de reposições possível para a vigência do contrato, ou defina um total de reposições por mês.
Não expirar reposição: para deixar a reposição sem validade. Nesta opção as reposições finalizam apenas ao final do contrato.
Caso as opções Utilizar reposição fora da vigência do contrato ou Permitir uso das reposições ao renovar esse contrato estejam habilitadas, o sistema seguirá essas configurações.
Além disso, é possível definir um prazo de validade para a reposição, seja em dias contados a partir da falta ou com base em um período fixo — como por semana, mês ou ano.
Renovação de contrato
A seguir, explicamos como funcionam as regras de reposição para cada tipo de contrato, considerando o comportamento do sistema e as configurações necessárias.
Débito recorrente mensal e contrato mensal com renovação automática
Sempre que o contrato for renovado automaticamente mês a mês, as reposições continuam disponíveis ao cliente, vinculadas ao contrato original em que foram geradas.
Isso evita que as reposições impactem nas regras de limite configuradas para o novo ciclo contratual.
Para que esse comportamento ocorra, é necessário que a opção Permitir uso das reposições ao renovar esse contrato esteja habilitada no contrato.
Contrato comum | Débito recorrente com vigência | Pix recorrente com vigência e contrato anual com fim determinado
Nesses casos, ao realizar uma nova venda, é possível indicar que se trata de uma renovação.
Se houver mais de um contrato ativo ou encerrado recentemente, será exibida uma lista para que você selecione qual contrato está sendo renovado.
Essa indicação é fundamental para que as regras de uso das reposições sejam aplicadas corretamente.
Nota
Mesmo que o contrato anterior tenha reposições ilimitadas ou com configuração para não expirar, se a nova venda não for marcada como renovação, essas reposições serão perdidas.
Contrato em fila
Quando um novo contrato é vendido e indicado como renovação do contrato anterior, as reposições permanecem vinculadas ao contrato original, mas poderão ser utilizadas no novo contrato assim que ele estiver ativo, desde que uma das seguintes opções esteja habilitada:
Utilizar reposição fora da vigência do contrato
Permitir uso das reposições ao renovar esse contrato
Troca de contrato
Ao trocar um contrato as regras de reposições se aplicam normalmente.
Antecipação de renovação ou antecipação de cobrança
Neste caso, aplicam-se as mesmas regras da renovação automática descritas anteriormente.