No EVO, é possível configurar para que clientes que reservaram uma atividade tenham que realizar um check-in confirmando a vaga e liberando-a caso não façam o check-in. Isso ajuda na gestão das vagas disponíveis para cada atividade.
Configurando o check-in
A configuração se encontra em Administrativo - Atividades, onde você poderá configurar o check-in para cada atividade clicando no ícone de caneta para Editar:
Uma vez aberta a página de edição de atividade, vá mais para baixo até achar a opção "Permite que o cliente reserve?", para a qual você marcará Sim. É necessário habilitar a reserva para também atrelar o check-in a ela. Então você clicará em "Aplicativo/Site" e a opção de configurar o check-in aparecerá:
Clicando em "Utiliza Check-in", as opções de configuração do mesmo aparecerão para além das configurações comuns à reserva. Você poderá configurar quanto tempo antes da atividade o check-in é habilitado para o cliente e quanto tempo antes do início da atividade ele se encerrará, além de tempo de tolerância, que é o tempo que o check-in ficará liberado para os clientes após encerramento de reserva.
Importante: é necessário preencher com números no formato de dois dígitos para hora e dois dígitos para minutos.
Uma vez preenchidos os períodos de tempo que desejar para o check-in, basta clicar em Salvar para que o check-in já ocorra para aquela atividade.
Check-in automático
Em Configurações - Avançado - Aba Atividades, você poderá habilitar o check-in automático para todo aluno que passar no controle de acesso da sua unidade que esteja reservado para uma atividade com check-in habilitado e dentro do período determinado para check-in; basta marcar a opção Check-in automático no controle de acesso e clicar em Salvar para habilitar.
Visualização na Grade
No menu de Grade, ao selecionar um horário onde uma atividade cujo check-in foi habilitado, você poderá visualizar as seguintes categorias de clientes:
Agendados: Clientes que fizeram a reserva mas ainda não efetuaram o check-in. Para esse tipo de aluno ainda será possível que o recepcionista ou professor possa fazer o check-in por eles, marcar ausência ou cancelar a aula (caso tenha permissão);
Presentes: Alunos que fizeram o agendamento e o check-in para a atividade. Para esse tipo de aluno será possível que o recepcionista ou professor possa marcar ausência ou cancelar a aula (caso tenha permissão);
Ausentes: Alunos que de alguma forma avisaram de antemão que não viriam ou não estavam na atividade. Para esse tipo de aluno será possível que o recepcionista ou professor possa marcar presença, marcar a falta como justificada ou cancelar a aula (caso tenha permissão).
Notificações de check-in
Além disso, ao acessar a lista de alunos da atividade cujo check-in foi habilitado, você poderá ver a lista de alunos que pediram para ser notificados sobre aquela atividade no canto esquerdo inferior.
As notificações sobre check-in a serem mandadas para os alunos que optarem em seus aplicativos para serem notificados sobre atividades são as seguintes:
Abertura de Check-in:
Olá! O check-in para a aula [nome da atividade] começou! Acesse o aplicativo e confirme sua presença. Se não puder participar, cancele a reserva até [horário de término da tolerância]
5 minutos antes do check-in encerrar:
Atenção para o encerramento do check-in!
Acesse o aplicativo e confirme sua presença. Se não puder participar, cancele a reserva até [horário de término da tolerância]
Aviso de retirada da atividade:
Ops! Sua vaga foi liberada.
Você agendou a aula [nome da atividade], mas não fez o check-in. Sua vaga está liberada para reserva no aplicativo.
Vaga disponível para lista de notificação:
Tem vaga na aula [nome da atividade]!
Faça sua reserva na aula pelo aplicativo.