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A Agenda é a funcionalidade que permite disponibilizar as atividades durante o funcionamento do estabelecimento, possibilitando que o cliente realize agendamentos no horário desejado.
Atenção!
Para habilitar o Menu agenda e Atividades na agenda leia o artigo Gerenciamento de acesso ao menu agenda.
Características da Agenda
Agendamentos individuais: apenas um cliente por agendamento por horário, área e colaborador. Cada atividade criada na agenda estará disponível para agendamento durante o horário de funcionamento da academia, conforme indicado nas premissas.
Exibição de Horários: a agenda exibe todos os horários conforme a configuração de funcionamento da unidade. O intervalo de exibição pode ser configurado para 15, 30 ou 60 minutos.
Exemplo: se seu estabelecimento inicia as atividades as 6h00 e o intervalo de exibição estiver configurado em 30 minutos, os clientes poderão agendar às 6h00. 6h30, 7h00, 7h30 e assim por diante.
Visualização personalizável: é possível visualizar a agenda em colunas, organizadas por áreas ou por colaboradores. Todas as áreas vinculadas às atividades da agenda são exibidas no grid, aplicando-se a mesma regra para os colaboradores.
Pré-requisitos
Ter habilitado o menu conforme o artigo de Gerenciamento de acesso ao menu agenda.
Definir os horários de funcionamento da academia em Administrativo - Horários de funcionamento
Definir o intervalo de exibição dos horários em Administrativo - Atividades na agenda.
Cadastrar as atividades em Administrativo - Atividades na agenda, que estão disponibilizadas na agenda.
Conhecendo a tela
Esta é a Agenda, nesse grid podemos verificar os agendamentos realizados e realizar um novo agendamento utilizando a opção Encontrar horário ou clicando no horário e na coluna da área desejada.
A visualização está dividida em três períodos: manhã, tarde e noite e as colunas podem ser exibidas por Área ou por Colaborador. A seguir veja como realizar os agendamentos.
Como realizar o agendamento
Ao clicar em Encontrar Horário é apresentada a tela para realizar a busca do cliente ou realizar um novo cadastro. (linkar o novo cadastro)
Ao localizar, informe os dados dos campos Escolha a atividade, Nº de sessões, a área e colaborador.
Exemplo: Ao selecionar 09h00 para o agendamento de uma atividade com duração de 30 minutos e definir o número de sessões como 2, são criados dois agendamentos: o primeiro das 09h00 às 09h30 e o segundo das 09h30 às 10h00.
Ao clicar em Próximo, escolha a data e o horário e clique em Agendar.
Caso não haja nenhum horário disponível para o dia selecionado, será informado na tela.
Sua atividade está agendada, caso precise realizar outro agendamento é só repetir o processo.
Para agendar pelo grid da agenda:
Selecione o cliente
Em atividades, selecione a que deseja agendar
Informe o número de sessões (caso seja informado 2 sessões serão atribuídos dois horários na agenda)
Escolha o colaborador ou deixe como Sem preferência para que o EVO atribua automaticamente um colaborador.
5. É apresentada as informações para conferência, clique em Agendar.
Com a atividade agendada, repita a operação caso seja necessário realizar outro agendamento.
Observações importantes
Quando o único bloqueio do cliente for Cliente inativo, o agendamento poderá continuar normalmente.
Se o cliente possuir contrato em fila, as atividades do contrato poderão ser selecionadas. Os horários anteriores ao início da vigência do contrato não estarão disponíveis.
Caso a atividade seja configurada como atividade livre, clientes inativos poderão ser agendados
Agendamento de clientes - Multiunidade
É permitido realizar o agendamento de oportunidades, colaboradores e clientes de outras unidades, respeitando o que está no contratos. Nesses casos, o sistema exibirá a unidade correspondente logo abaixo do nome do cliente, conforme mostrado na imagem.
Para editar um agendamento
Clique sobre o agendamento realizado.
É apresentada a tela de Detalhes do agendamento.
3. Para concluir o agendamento como Presença ou Falta é só clicar Finalizar.
É possível reabrir o status do agendamento após ser finalizado.
Caso trabalhe com confirmação pontual e individual com seus clientes (a empresa pode mandar WhatsApp ou ligar para confirmar a presença), utilize o botão Confirmar para manter esse controle. O status será alterado para Confirmado e ficará facilmente identificável no grid da agenda, indicado pela faixa azul no card do agendamento.
Além de editar o agendamento realizado é possível:
Visualizar o perfil completo do cliente
Enviar mensagens na aba Relacionamento
Consultar todas as ações no Histórico de status.
Excluir um agendamento
Nota
Para excluir um agendamento é necessário ter a permissão Agendamento - excluir habilitada.
Clique no agendamento a ser excluído.
É apresentado a tela Detalhes do agendamento
Clique no ícone Lixeira.
É apresentada a mensagem O agendamento será excluído e poderá ser consultado apenas pelo perfil do cliente. Deseja realmente excluir?.
Clique em EXCLUIR.
Importante
Para excluir agendamento com aulas finalizadas é necessário reabrí-la.
Excluir pelo perfil do cliente
Acesse o perfil do cliente e em Atividades.
Clique sobre o ícone de visualização do serviço.
Será apresentado o agendamento, clique no ícone da lixeira.
Após excluir, ficará disponível para consulta.
Consulta de agendamento excluído
Para consultar o agendamento excluído acesse o perfil do cliente em Atividades, clique no ícone de visualização.
Nos detalhes do serviço, clique em Status do cliente e marque o filtro Removido e em Aplicar.
É apresentado agendamento excluído.
Mais Opções
Em mais opções é possível:
Agendamentos desmarcados: essa opção oferece uma listagem completa dos agendamentos que foram desmarcados, permitindo visualizar os detalhes de cada agendamento. Além disso, é possível alterar o status entre Falta e Falta Justificada.
Importante
Uma falta justificada cuja reposição já foi utilizada impede a alteração do status.
Todas as alterações realizadas são automaticamente salvas e podem ser consultadas posteriormente na aba Histórico de Status.
Buscar cliente: consulte os agendamentos realizados por cliente. É exibido uma listagem dos agendamentos.
Novo Bloqueio: utilize para determinar um período de indisponibilidade de agendamento, seja de um período de horas em um dia ou um período de dias seguidos. Você pode definir uma área específica, um colaborador ou um número de recursos que estarão indisponíveis.
Lista de bloqueios ativos: verifique os bloqueios ativos e tenha a opção de excluí-los.
Novo agendamento recorrente: caso trabalhe com contratos do tipo comum e por controle total de sessões. Por aqui você consegue agendar todas as sessões do cliente para o futuro, com opção de recorrência diária, semanal ou mensal. Esta funcionalidade atende melhor às expectativas quando alguns aspectos são considerados:
Utilize contratos do tipo comum ou recorrente com vigência, pois o agendamento recorrente sempre considera a data final do contrato. Caso o cliente possua um contrato recorrente sem vigência definida, o prazo máximo para agendamento de atividades futuras será de um mês.
A atividade deve estar configurada para permitir agendamento apenas por clientes que possuam contrato, uma vez que atividades livres não estão disponíveis para agendamento recorrente.
Quando o cliente possuir contrato em fila, somente serão permitidas recorrências a partir da data de início do contrato. Datas anteriores permanecerão indisponíveis.
Agendamento com conflito na Grade
Quando o cliente já possuir um agendamento na Grade no mesmo horário, o sistema não bloqueará mais o agendamento. O comportamento passa a ser:
Novo agendamento: é exibido um alerta informando que já existe um agendamento na Grade, mas o usuário pode continuar o processo.
Encontrar horário: horários com conflito continuam sendo exibidos. Ao selecionar um deles, o sistema apresenta um alerta antes da confirmação.
Site: o cliente também pode selecionar o horário e recebe um alerta informando que já possui um agendamento na Grade para aquele horário.
sequência de conflito de agenda e a troca de horário