Para usufruir plenamente das funcionalidades descritas neste artigo, assegure-se de que o card de integração esteja devidamente configurado conforme as suas necessidades.
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TotalPass é uma ferramenta que disponibiliza, em seu aplicativo, a grade horária do seu espaço.
Para ter acesso ao Totalpass para realizar a integração com o EVO é preciso ter acesso à plataforma com login de proprietário com a permissão de Gestor.
Veja a seguir o passo a passo para integrar
Passo 1: Habilitar a integração no aplicativo TotalPass
No menu à esquerda, clique em Integrações. Acesse a aba Integração antiga e clique em Gerar API Key.
Nesta tela, você encontrará duas API Keys distintas:
API Key de Validação de Token
API Key de Aulas (Booking)
Ambas devem ser configuradas no card de integração disponível no EVO para garantir o funcionamento correto da integração.
Na aba Validação de token, clique em Configurar integrações.
No campo Selecione o parceiro, selecione a opção EVO. Será gerado o Código para integração, clique em Copiar API Key.
No EVO, no menu em Integrações, no card de integração Totalpass, copie esse código no campo API key (Validação token)
Nota
Embora seja permitido utilizar a mesma chave de integração (API Key), caso isso não seja desejado, o sistema exibirá um aviso de duplicidade quando a chave de integração (API Key) informado já estiver sendo utilizado em outra unidade.
O campo API Key (Aulas) é necessário para o novo check-in, onde não é obrigatória a venda de contrato para clientes provenientes da Totalpass.
A opção Integração booking via API é necessária habilitar e configurar os planos, caso deseje indicar quais atividades serão disponibilizadas aos clientes na Totalpass.
No portal da Totalpass, clique na aba Aulas, em seguida clique em Configurar integrações.
Caso seja uma rede de academias, no campo Academia, selecione a unidade correspondente. Se for uma única unidade, selecione a disponível.
No campo Selecione um parceiro, escolha Evo.
Será gerado a API Key. Clique no botão Copiar API Key.
No EVO, no card de integração, copie no campo API Key (Aulas).
Para rede de academias é necessário repetir o processo para cada uma das unidades.
Passo 2: Configurar integração Booking via API
Para que a integração de agendamento ocorra, selecione Integração booking via API.
No card de integração, foi disponibilizada a opção Integração booking via API.
Ao habilitar essa opção e clicar em +Adicionar plano, o EVO carrega todos os planos do cliente na Totalpass, exibindo-os no card. O usuário, então, deve vincular um grupo de atividades a cada plano. O funcionamento é semelhante ao que já conhecemos com o booking da Wellhub.
Importante
Ao salvar as configurações, um e-mail será enviado para a Totalpass, solicitando a habilitação da nova integração no sistema deles. Caso queira receber uma cópia dessa solicitação, informe um e-mail válido.
Para que as atividades sejam agendadas via Totalpass além dessa integração é necessário habilitar a opção de exibir a atividade no TotalPass. Veja mais sobre no artigo Configurações de atividades em Outros parâmetros.
Após habilitar a opção nas atividades, o envio delas para a Totalpass será realizado automaticamente durante a noite. Até que esse processo seja concluído, os usuários da Totalpass continuarão visualizando toda a grade de horários no aplicativo.
Nota
Configure a janela de agendamento e cancelamento de forma individual para cada atividade. Enquanto essa configuração não for feita, será adotado o padrão: as aulas na TotalPass poderão ser agendadas ou canceladas com até 7 dias de antecedência, contados até o horário de início da aula.
Nas configurações da atividade, o campo Iniciar reserva quanto tempo antes define com quantos dias de antecedência as aulas aparecerão para agendamento no app da TotalPass.
No exemplo abaixo, apenas aulas dos próximos 3 dias estarão visíveis para os clientes.
Importante
Aulas fora da janela de agendamento não são exibidas no aplicativo da TotalPass.
Caso você já utilize o booking configurado, desativar a integração no card irá excluir todas as aulas previamente criadas na TotalPass. Se a integração for reativada, as aulas só serão reenviadas ao agregador durante o processamento noturno.
Controle de booking e check-in
É possível realizar o controlde booking e check-in, veja mais sobre no artigo Totalpass - Controle de booking e check-in.
Troca de plano
Em caso de troca de plano, é necessário reconfigurar o card de integração da TotalPass. Para isso:
Desabilite a integração e, em seguida, habilite-a novamente.
Todas as atividades criadas na TotalPass, assim como os clientes vinculados a elas, serão excluídas automaticamente.
Após reativar a integração, habilite o booking e configure cada produto da TotalPass de acordo com as atividades do seu estabelecimento.
Durante o processamento noturno, o sistema recriará automaticamente todas as aulas na TotalPass.
Importante
Apenas excluir e relacionar novamente os produtos da TotalPass com as atividades, a atualização dessas informações ocorrerá em um intervalo de até 5 dias.
Como funciona a integração
Totalpass para o EVO
Escolha do local de treino e acesso à grade horária
No aplicativo TotalPass, o cliente escolhe onde deseja treinar.
O cliente tem acesso à grade horária das atividades, conforme as atividades definidas para serem exibidas na Totalpass.
Check-in e booking no EVO
Ao receber uma solicitação de booking, o EVO verifica se o cadastro do cliente já existe pelo CPF. Caso não seja encontrado, o sistema cria o cadastro automaticamente como cliente e insere-o na atividade desejada. Da mesma forma, ao receber uma solicitação de check-in, o EVO realiza a busca pelo CPF e, se não localizar o cadastro, cria-o conforme a configuração definida no card, podendo ser como oportunidade ou cliente.
Nesse cenário, os seguintes dados são enviados pela TotalPass e ficam registrados no cadastro do cliente:
Nome
Sobrenome
CPF (ou CURP, no caso do México)
Telefone
Acesso
A entrada do cliente pelo controle de acesso é permitida apenas após a realização do check-in na Totalpass, ou seja, o simples agendamento não libera o acesso pela catraca. Para garantir o controle de acesso, é necessário cadastrar a biometria (digital e/ou facial) do cliente.
EVO para a Totalpass
Requisitos de contrato
Não é obrigatório que o cliente possua um contrato, porém a academia pode optar por vender um contrato do tipo Totalpass para facilitar o controle de dashboards e relatórios.
Observação: As configurações de contrato nunca irão liberar o acesso de um cliente Totalpass. Somente a validação do check-in diretamente na Totalpass garantirá o acesso.
Check-in e validação de acesso
O sistema consulta a Totalpass para verificar se o cliente pode ser liberado.
A validação inclui:
Verificação se o cliente está ativo na Totalpass.
Verificação se o cliente já entrou em outra academia no mesmo dia:
Se sim, ele não será liberado.
Se ele estiver tentando entrar na mesma academia em que entrou anteriormente, ele será liberado.
Configurações de controle de acesso
Em Configurações - Controle de Acesso - aba Bloqueio de acesso, é possível configurar para permitir apenas uma única entrada diária.
Agendamentos pela Totalpass
Agendamentos feitos pelo Totalpass, seja no momento do agendamento ou no momento da liberação no controle de acesso, não validam regras de contrato como:
Grupos de atividades.
Horários.
Controle de sessões.
Área personalizada
Caso, no EVO, a atividade esteja configurada para ser exibida na TotalPass e a opção Permitir escolher número de vaga esteja habilitada se a área vinculada é personalizada com equipamentos configurados, essas informações serão enviadas automaticamente para a aula na TotalPass.
Para garantir que o equipamento seja exibido corretamente no app da TotalPass, é necessário vincular o equipamento correspondente no EVO em Administrativo - Equipamentos no campo Selecione o que será exibido no app Totalpass. Veja mais sobre equipamentos neste artigo.
Importante
Caso seja necessário remover o cliente do agendamento, como em casos de overbooking, o cliente será alertado por e-mail e SMS.
Configuração de contrato - Acesso
Caso trabalhe apenas com check-in e não com booking, você consegue configurar no contrato as unidades que seus clientes Totalpass tem acesso à grade de aulas pelo FITI e Site. Veja como configurar clicando aqui.
Importante
Caso seja desejado que o aluno acesse o espaço usando a catraca, você precisa:
Usar a API Key no card de integração - a API é única para todas as academias que o proprietário tem no portal TotalPass.
Como esse cliente aparece na agenda?
No card da atividade, clique no nome do participante; a origem do agendamento será "TotalPass".
Como identificar o cliente no cadastro
No Menu Clientes, ao acessar o cadastro, clique na aba Agregadores e selecione a opção Totalpass.
Duas situações serão exibidas: uma quando o cliente está vinculado ao Totalpass e outra quando o cliente não está, conforme a imagem abaixo.
Clique em Validar caso seja necessário consultar novamente.
Saiba mais sobre outras integrações aqui!