Opción de Menú | Menú Administrativo - Actividades en el Horario |
Permisos de perfil | Menú Administrativo - Permisos:
|
En la pantalla de Actividades en el Horario, es posible configurar los horarios de las actividades en la agenda, así como modificarlos, si es necesario.
Antes de configurar el horario, es necesario añadir una Nueva Actividad. Hablamos sobre eso aquí.
En este artículo:
Conociendo la pantalla
1. Configuraciones
Es en Configuraciones donde se definen algunas opciones para las actividades, veamos a continuación:
Nombre mostrado en el autoatendimento: permite elegir el nombre que aparecerá en el autoatendimento.
Marcar como ausente clientes que no tienen registro de entrada por el control de acceso (aplicable solo a actividades concluidas automáticamente): los clientes que no hayan pasado por el control de acceso serán marcados automáticamente como ausentes.
Excluir clientes inactivos de las matrículas: elimina automáticamente a los clientes inactivos de las actividades.
Check-in automático en el control de acceso: el cliente que pase por el control de acceso tiene presencia automática, dentro del período configurado.
Período específico de visualización de la agenda por el cliente (en días): define un rango de días para la visualización de las actividades en la agenda.
Penalizar la falta en las actividades: los clientes con faltas consecutivas, sin justificación, no podrán visualizar la agenda de actividades.
Restringir la visualización de la agenda (en días).
Sesiones concluidas en secuencia para eliminar la penalización.
Bonificar la presencia en las actividades: bonifica la presencia de los clientes en sesiones adicionales sueltas, pudiendo incluir validez para la utilización de esas sesiones.
Sesiones concluidas para bonificación.
Sesiones sueltas bonificadas.
Validez de las sesiones bonificadas (en días).
Tiempo de tolerancia de entrada y salida del grupo/actividad (en minutos).
Priorizar reposición: la reposición debe realizarse antes de nuevas sesiones/clases.
Permitir la generación de una nueva reposición para agendamientos hechos a partir de una reposición: es posible reagendar reposiciones siempre que estén justificadas.
Impedir el uso de reposición antes de la fecha de origen.
Permitir agendar actividades fuera del horario definido en el contrato: permite reponer clases fuera del horario definido en el contrato.
Definir que el 'profesor responsable' será el mismo responsable de la actividad.
Permitir incluir clientes en grupos con capacidad máxima: es posible incluir clientes con clases sueltas en actividades que ya tienen la capacidad máxima de inscritos.
Presencia automática en clases virtuales.
Validar nivel Wellhub: permite agendar actividades a través del Wellhub solo si el nivel de la actividad es el mismo en EVO.
Permitir que cada colaborador esté vinculado a más de un agendamiento por horario: opción que permite que un colaborador esté vinculado a más de una actividad/sesión a la misma hora.
Indicar quién está participando por primera vez en la actividad.
Después de definir las configuraciones de la Agenda de actividades, haga clic en Guardar.
Tras definir la configuración de la parrilla de actividades, haga clic en Guardar.
Nota
Conoce más sobre las reglas de reposición accediendo a este artículo.
2. Más opciones y Horarios
Definir el horario en las actividades
En Más opciones - Horarios, en la opción Agregar, es posible crear un nuevo horario para una actividad específica, con días y horarios definidos.
Seleccione los días de la semana de la actividad, complete todos los campos, siendo los obligatorios: Actividad, Hora (hh:mm), Duración, Capacidad y Fecha inicial.
Actividad: seleccione cuál de las actividades que ya ha creado desea configurar el horario.
Hora: horario en el que esta actividad estará disponible para agendamiento.
Duración: tiempo de duración de la clase.
Importante
Este campo atribuye los datos de duración predeterminada registrados en la actividad, pero es posible modificarlo.
Niveles: seleccione de los niveles ya registrados cuáles se aplican para este horario.
Profesor: seleccione el nombre del profesional que será responsable de ejecutar esta actividad. Este profesional ya debe estar registrado como colaborador y también debe tener un cargo definido. ¿Tiene dudas sobre cómo registrar un colaborador? Acceda al artículo que explica en detalle.
Área: registre en el “+” los espacios donde se llevan a cabo las clases e informe para esta actividad específica dónde se llevará a cabo. Si no tiene una sala específica, puede registrar el nombre de su establecimiento como área y dejarlo como estándar para todas las actividades/horarios.
Nota
Si la actividad está configurada para mostrarse en la app de TotalPass, los cambios en el área personalizada solo tendrán efecto en los horarios con reservas a partir de 5 días. Esto se debe a que TotalPass no permite la edición del área de las clases ya creadas en la plataforma.
Capacidad: cuántos alumnos puede atender en esta actividad por hora.
Meta: cuál es su objetivo de ocupación para esta actividad por horario.
Fecha Inicial: ¿a partir de qué fecha estará disponible esta actividad para agendamiento?
Fecha Final: si se trata de una actividad ofrecida temporalmente, informe hasta cuándo debe estar disponible; de lo contrario, ignore este campo.
Haga clic en Agregar para que la actividad se muestre en la agenda.
Cómo cambiar la actividad
Seleccione la actividad que desea modificar y el horario a redefinir, luego haga clic en Editar.
2. Se mostrará la pantalla de configuración/edición.
3. Es posible cambiar el nivel de la actividad.
Si la opción Aplicar alteraciones para un período restringido está habilitada, con fecha inicial y final definidas y un período menor a 30 días, el sistema solo informa que existen clientes con nivel diferente al definido en la actividad, sin solicitar la adecuación.
Si la fecha final no es informada o el período es mayor a 30 días, el sistema muestra la lista de clientes que necesitan ser ajustados al nivel de la actividad.
4. Después del cambio, clic en Guardar.
Importante
La modificación solo es posible en la edición de un horario único, pero se aplicará a toda la recurrencia:
Si hay clientes agregadores (Wellhub/Totalpass) agendados, será necesario eliminar manualmente las reservas.
Todos los clientes agendados para clases futuras deben tener en sus contratos el grupo de actividades de la nueva actividad. Si algún cliente no cumple con este requisito, se mostrará en la pantalla como un conflicto, y no podrá proceder con la modificación.
Si el control por niveles está activo, se le alertará para actualizar los niveles de los clientes en la nueva actividad.
Cómo editar múltiples actividades
Puedes editar varias actividades al mismo tiempo. Para hacerlo, selecciona todas las actividades que deseas modificar. Luego, haz clic en Editar para abrir la pantalla de edición.
Modifica los datos necesarios, recordando que:
El profesor debe estar asignado a solo una actividad a la vez, en horarios y lugares diferentes.
Para editar el campo Nivel y Cupo para agregadores, es necesario haber definido una Actividad.
No es posible modificar los horarios ni cambiar la actividad de clases que ya fueron enviadas a Wellhub o TotalPass, si ya hay clientes agendados.
Los cambios en la capacidad de cupos para agregadores se aplican en tiempo real, pero la edición del área personalizada en TotalPass solo se actualiza después de 5 días.
Cómo editar el número de plazas en actividades con límite para agregadores
Es posible que esta opción no esté disponible para todos los usuarios, ya que se encuentra en fase beta.
Es posible editar el número de plazas disponibles para los clientes que utilizan agregadores (Wellhub, Totalpass, Gurupass y Classpass). Para ello, deben estar correctamente configurados de acuerdo con el artículo sobre Configuración de actividades en Agregadores.
En esta opción de edición, el número de plazas limitadas a los agregadores sólo se modificará el día seleccionado.
En el Menú Administración - Actividades en la parrilla - Más opciones - Horarios.
Localice y seleccione la actividad con límite de plazas y haga clic en Editar.
En el campo Vacante para agregadores, cambie el número de trabajos y haga clic en Guardar.
Nota
Este cambio no modificará el límite de franjas horarias por defecto, sólo el día y la hora seleccionados.
3. Visualización de la agenda con las actividades
Al final, tu visualización debería parecerse a esto:
