Opciones de menú | Menú Administrativo - Actividades en los horarios |
Las reposiciones son reservas canceladas registradas como ausencia justificada, lo que permite al cliente recuperar esa clase en otro momento.
La generación y el uso de las reposiciones dependen de diversas reglas configuradas en el plan, en los horarios, en la agenda y en las actividades.
En este artículo, verás cómo funcionan estas reglas y de qué forma impactan en la liberación y el control de las reposiciones.
Configuraciones de actividades en los horarios
En el menú Administración, en Actividades en los horarios, clic en una actividad registrada.
En la opción '¿Qué clientes puden participar en esta clase?', selecciona 'Solo clientes que compraron un plan o servicio en el grupo de la actividad'.
Al seleccionar esta opción, se mostrará la sección '¿Hasta cuánto tiempo antes se puede justificar una ausencia?'
Selecciona la opción 'Cuánto tiempo antes de empezar' e indica los días y el horario.
Configuraciones avanzadas
Aún en Actividades en los horarios, clic en el ícono de engranaje para acceder a la opción Configuraciones generales.
Activa las siguientes opciones:
Priorizar reposiciones
Permitir generar una nueva reposición para agendamientos realizados a partir de otra reposición
Después de configurar, clic en GUARDAR.
Nota
Actividades libres no generan reposiciones ni consumen reposiciones generadas por otras actividades, incluso si pertenecen al mismo grupo.
Configuración de planes
Para permitir que el cliente reponga clases, accede al Menú Administrativo - Planes, pestaña Actividades.
En la sección Uso de la actividad, activa estas dos opciones:
Usar reposición fuera de la vigencia del plan: permite que el cliente haga reservas incluso después del vencimiento del plan. Sin embargo, esta configuración normalmente no se utiliza, ya que permite el acceso a servicios sin plan activo.
Importante
Si ya tienes planes vendidos, al activar esta opción, todas las reposiciones anteriores de los clientes vinculados a esos planes quedarán disponibles para su uso, siempre que:
el plan no esté configurado para hacer expirar reposiciones
las reposiciones estén dentro del plazo de validez definido.
Para evitar este impacto retroactivo, se recomienda duplicar el plan con la nueva configuración. De este modo, el cambio se aplicará solo a nuevas ventas, preservando los planes ya existentes.
Permitir uso de reposiciones al renovar este plan: si deseas que las reposiciones sigan disponibles después de la renovación, las reposiciones no utilizadas en el plan anterior seguirán válidas en el nuevo, respetando el plazo de expiración definido (si lo hay).
Nota
Esta configuración es válida para renovaciones de cualquier tipo de plan. En el caso de renovaciones manuales en el momento de la venta, es fundamental indicar cuál plan está siendo renovado. Esto garantiza que las reposiciones pendientes sigan vinculadas al plan original y no se descuenten de las reglas del nuevo.
En la sección Reposición, define:
Ilimitado: para no controlar el número de reposiciones. O desactiva esta opción e ingresa una cantidad total para la vigencia del plan, o un límite mensual.
No expirar reposición: para que las reposiciones no tengan fecha de vencimiento. En esta opción, las reposiciones solo finalizarán al término del contrato.
Si las opciones Utilizar reposición fuera de la vigencia del contrato o Permitir el uso de las reposiciones al renovar este contrato están habilitadas, el sistema seguirá dichas configuraciones.
También puedes definir un plazo de validez para la reposición, ya sea en días contados desde la falta o basado en un período fijo (por semana, mes o año).
Renovación del plan
A continuación, te explicamos cómo funcionan las reglas de reposición para cada tipo de plan, según el comportamiento del sistema y las configuraciones necesarias.
Débito recurrente mensual y plan mensual con renovación automática
Cuando el plan se renueva automáticamente cada mes, las reposiciones siguen disponibles para el cliente, vinculadas al plan original donde fueron generadas.
Esto evita que las reposiciones impacten los límites configurados en el nuevo ciclo.
Para este comportamiento, debe estar activada la opción Permitir uso de reposiciones al renovar este plan.
Plan común | Débito recurrente con vigencia | Plan anual con fecha de fin
En estos casos, al realizar una nueva venta, puedes indicar que se trata de una renovación.
Si hay más de un plan activo o recién finalizado, se mostrará una lista para que elijas cuál estás renovando.
Esta indicación es fundamental para que se apliquen correctamente las reglas de reposición.
Nota
Aunque el plan anterior tenga reposiciones ilimitadas o sin expiración, si la nueva venta no se marca como renovación, esas reposiciones se perderán.
Plan en fila
Cuando se vende un nuevo plan indicado como renovación del anterior, las reposiciones siguen vinculadas al plan original, pero podrán usarse en el nuevo tan pronto como esté activo, siempre que una de estas opciones esté activada:
Utilizar reposición fuera de la vigencia del plan
Permitir uso de reposiciones al renovar este plan
Cambio de plan
Al cambiar un plan, las reglas de reposiciones se aplican normalmente.
Anticipación de renovación o de cobro
Se aplican las mismas reglas que en la renovación automática.